Webinar to forma szkolenia online, która odbywa się na żywo za pomocą platformy do wideokonferencji lub specjalistycznych narzędzi do prowadzenia webinariów.
To, co odróżnia webinar od warsztatu realizowanego zdalnie, to częściowa anonimowość uczestników i sposób pracy. Uczestnicy webinaru mogą być do pewnego stopnia anonimowi, ponieważ nie są prowadzone żadne zaawansowane ćwiczenia z ich udziałem. W webinarze jest wyraźny podział na prelegenta lub prelegentów i uczestników. Przekaz jest głównie jednostronny, a interakcja z uczestnikami na ogół ogranicza się do odpowiadania na ich pytania na czacie lub przy wykorzystaniu zewnętrznych narzędzi angażowania (jak Kahoot, Mentimeter). Uczestnicy nie są dzieleni na zespoły, nie mogą się swobodnie wypowiadać głosowo.
Perspektywa strategiczna
Webinary, choć podobne w pewnym stopniu do warsztatów online, wymagają wyjścia poza model biznesowy oparty o wycenę pracy prowadzącego (czyli tzw. dniówkę). Przede wszystkim liczba osób może być bardzo różna (od kilku do kilkuset osób). Poza tym nagranie i odtworzenie webinaru innym osobom nie pozbawia go zupełnie wartości jak w przypadku warsztatu online.
Webinary są zwykle formą krótką, ale angażującą nawet wiele osób, bo oczekiwania techniczne od webinaru są zwykle wyższe niż w warsztatach online, dlatego wycena nie powinna się opierać o czas pracy trenera, a raczej o licencję usługi i jej parametry.
Webinary mogą wspierać promocję usług szkoleniowych i są często stosowane w tej roli, ponieważ pozwalają łatwo zebrać wielu potencjalnych klientów i dać im poczucie uczestnictwa w ciekawym wydarzeniu.
Webinary są często wizytówką firmy, ich jakość jest kluczowa i świadczy o profesjonalizmie. Dlatego strategiczną decyzją jest to, czy realizować je z udziałem zewnętrznego studia i realizatorów, czy własnym sumptem, co oznacza pewne inwestycje w sprzęt i odpowiednie pomieszczenie.
Know-how firmy musi być rozbudowany o efektywne wykorzystanie narzędzi cyfrowych do komunikacji i współpracy online. Wymaga też rozbudowania o tematy wsparcia technicznego i radzenia sobie z problemami technicznymi po stronie trenerów oraz uczestników.
W tym wariancie kluczowe będzie położenie silnego akcentu w swoich działaniach na standard realizacji zajęć synchronicznych na wysokim poziomie metodycznym. Nie będą to tak interaktywne zajęcia jak warsztat online, ale jakość pracy trenera, na którym skupiona jest uwaga uczestników, jest tym bardziej kluczowa dla uzyskanego efektu.
Perspektywa metodyczna
W tym wariancie w procesie projektowania usługi warto wziąć pod uwagę potrzebę angażowania uczestników mimo ograniczonych możliwości realizacji aktywności grupowych. Służy do tego wiele narzędzi pozwalających na quizy lub nawet konkursy realizowane przez Internet. Warto również uwzględnić możliwość zadawania pytań przez uczestników i udzielenia odpwoeidzi przez prowadzącego.
W tym wariancie kluczowe będzie położenie silnego akcentu w swoich działaniach na standard realizacji zajęć synchronicznych na wysokim poziomie metodycznym.
Perspektywa zarządzania zasobami ludzkimi
Pierwszym krokiem w realizacji wysokiej jakości webinarów jest selekcja kompetentnych trenerów. Doświadczenie w korzystaniu z różnorodnych platform jest tutaj kluczowe.
Nie wszystkie kompetencje technologiczne muszą być zlokalizowane wewnętrznie. Czasem korzysta się z podwykonawców, zwłaszcza w aspektach technicznych. Tutaj zarządzanie zasobami ludzkimi musi przełożyć się na efektywną komunikację i podział obowiązków. To znaczy, że muszą istnieć klarowne umowy i oczekiwania dotyczące roli każdej ze stron. Odpowiedzialność za jakość i bezpieczeństwo technologiczne powinna być wyraźnie zdefiniowana i monitorowana.
Perspektywa dostępności
O ile webinary na żywo oferują dynamikę i interakcje niemożliwe do osiągnięcia w innych formatach, o tyle stanowią one wyzwanie w kontekście dostępności. Wprawdzie nowoczesne platformy coraz częściej oferują funkcje takie jak napisy czy tłumaczenia migowe, to jednak ich skuteczność i precyzja mogą być różne. Organizacje powinny dokładnie zbadać możliwości oraz ograniczenia tych funkcji, zanim zdecydują się je wdrożyć.
Nagrania z webinarów można znacznie łatwiej dostosować do potrzeb osób z ograniczeniami, a to dzięki możliwościom postprodukcji.
Elementy takie jak dzielenie ekranu czy dynamiczne prezentacje multimedialne są trudno dostępne dla osób niewidomych. Specjalistyczne czytniki ekranowe nie radzą sobie z interpretacją takich treści. Tu pojawia się pytanie etyczne i praktyczne: czy w danym przypadku możliwe jest osiągnięcie pełnej dostępności, czy też warto zastosować alternatywne metody dydaktyczne.
Perspektywa techniczna
Realizacja tego wariantu na ogół opiera się o oprogramowanie subskrybowane w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa). W związku z tym kluczowe jest zarządzanie dostępem i licencjami w taki sposób, by webinary były realizowane zgodnie z licencją i żeby nie przekroczyć limitów, które obowiązują w stosowanych planach subskrypcji.
Oprogramowanie webinarów jest zwykle dopracowane od strony funkcjonalnej, umożliwiając cyfryzację całego procesu – od zbudowania strony wydarzenia i wysłania zaproszeń aż po zebranie opinii.
Webinary powinny charakteryzować się wysoką jakością audio-wideo i dobrą oprawą graficzną. Stąd ważne jest wyposażenie techniczne, pomieszczenie i profesjonalizm osób realizujących transmisję webinaru.
Wsparcie techniczne uczestników webinaru jest kluczowe i powinno być realizowane bez odrywania prowadzącego od pracy. Stąd warto rozważyć udział osoby o specjalizacji organizacyjno-technicznej, która zajmie się ewentualnymi problemami technicznymi bez angażowania trenera. Warto też przetestować co się da przed rozpoczęciem webinaru.
Perspektywa formalno-prawna
Realizacja webinarów, choć niewątpliwie efektywna z dydaktycznego czy metodycznego punktu widzenia, stawia przed organizatorami liczne wyzwania o charakterze formalno-prawnym. Elementy takie jak rejestracja uczestników, ochrona danych osobowych, autoryzacja dostępu oraz kwestie związane z prawem autorskim wymagają szczególnej uwagi.
Istotnym elementem są kwestie związane z prawem autorskim. Webinar jako forma realizowana w czasie rzeczywistym stanowi jedno pole eksploatacji, ale jego późniejsza dystrybucja w formie nagrania otwiera nowe możliwości. Wykorzystanie treści wymaga więc uwzględnienia aspektów prawno-autorskich, w tym zawarcia odpowiednich umów z trenerami i innymi twórcami materiałów.