Warsztat online to interaktywne spotkanie w formie zdalnej, które pozwala uczestnikom pracować wspólnie nad określonym projektem, tematem czy problemem.
Warsztaty online są szczególnie przydatne w dzisiejszych czasach, gdy wiele osób pracuje zdalnie i wymaga elastycznych metod współpracy. Firmy realizujące tego typu usługi to często firmy szkoleniowe, które w przeszłości prowadziły warsztaty stacjonarne i z różnych względów realizują warsztaty w formie zdalnej.
Usługi są zwykle realizowane na oprogramowaniu do tego typu spotkań online (Zoom, MS Teams), stąd wpływ firmy szkoleniowej na funkcje oprogramowania jest niewielki, choć są też rozwiązania, które można hostować i integrować z własnymi platformami. Może również występować sytuacja, w której firma realizuje warsztaty online na oprogramowaniu klienta, szczególnie korporacyjnego.
Działalność w wariancie realizacji warsztatów online w dużej mierze przypomina tradycyjną działalność firmy szkoleniowej, jednak realizacja tej usługi w formie cyfrowej wprowadza nowe wątki związane choćby z tym, że tego typu warsztat zdalny można łatwo nagrać, a udział w nim stawia wymagania techniczne po stronie uczestników i trenera.
Perspektywa strategiczna
W modelu biznesowym, warto ująć realizację krótszych form, bo przyjmuje się, że całodzienne warsztaty online nie są efektywne. To może być również okazja do wprowadzenia nowych usług o krótkim czasie – na przykład 1 godziny – co w szkoleniach tradycyjnych nie byłoby opłacalne. Takie miniwarsztaty mogą być nową częścią oferty lub wspierać promocję większych usług, dostarczając klientom możliwość doświadczenia atmosfery warsztatu.
Warto rozważyć inwestycję w sprzęt audio-wideo i zapewnić odpowiednie pomieszczenia do prowadzenia zajęć online.
Know-how firmy musi być rozbudowane o efektywne wykorzystanie narzędzi cyfrowych do komunikacji i współpracy online.
Warto też odpowiedzieć sobie strategicznie na pytanie, jak firma podchodzi do nagrywania samych warsztatów i ewentualnego powielania treści szkoleniowych opracowywanych w pracy grupowej.
Perspektywa metodyczna
Jeśli warsztaty online, jeśli są na bazie stacjonarnych, powinny być przeprojektowane. Poza adaptacją do nowych warunków warto zwrócić uwagę na nowe możliwości, które w przypadku warsztatu tkwią w coraz większych możliwościach oprogramowania – podział na podpokoje, wykorzystanie czatu itp. Warto też sięgnąć po inne aplikacje, które mogą wesprzeć pracę grupy i przez to dać nowe możliwości metodyczne.
W tym wariancie kluczowe będzie położenie silnego akcentu w swoich działaniach na standard realizacji zajęć synchronicznych na wysokim poziomie metodycznym. Właściwie należy bardzo rzetelnie podejść do wszystkich wytycznych, bo zajęcia synchroniczne są przecież główną częścią usługi warsztatu online.
Perspektywa zarządzania zasobami ludzkimi
Pierwszym i najważniejszym aspektem jest wybór i przygotowanie odpowiedniego zespołu. Oprócz trenera, który ma wiedzę merytoryczną i umiejętności dydaktyczne, potrzebna jest osoba odpowiedzialna za wsparcie techniczne.
Z perspektywy HR kluczowe jest również odpowiednie przygotowanie trenerów.
Perspektywa dostępności
Aby warsztaty online były dostępne dla wszystkich, warto zastosować kilka kluczowych strategii. Po pierwsze – zapewnienie technologii umożliwiającej dostęp dla osób niesłyszących, takich jak napisy na żywo czy tłumaczenie migowe. Obecnie wiele z rozwiązań tego typu jest automatyzowanych, co znacząco obniża koszty obsługi. Równie ważne jest zapewnienie odpowiednich wizualizacji dla osób niedowidzących oraz dbałość o odpowiedni kontrast i wielkość czcionki. Należy również uwzględnić różnorodność urządzeń, z których korzystają uczestnicy, dostosowując treść do smartfonów, tabletów czy komputerów.
Kolejnym krokiem jest budowanie świadomości wśród prowadzących warsztaty. Wiedza na temat barier, z jakimi mogą się spotkać uczestnicy, oraz umiejętność ich przełamywania, mogą znacząco podnieść jakość i dostępność warsztatów. Warto również zachęcać uczestników do dzielenia się swoimi potrzebami przed warsztatami, aby prowadzący mógł odpowiednio się przygotować.
Perspektywa techniczna
Realizacja tego wariantu na ogół opiera się o oprogramowanie subskrybowane w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa). W związku z tym kluczowe jest zarządzanie dostępem i licencjami w taki sposób, by zajęcia były realizowane zgodnie z licencją i żeby nie przekroczyć limitów, które obowiązują w stosowanych planach subskrypcji.
W realizacji warsztatów zdalnych mogą pojawiać się w chmurze różnego rodzaju dane generowane przez uczestników, na przykład podczas ćwiczeń. Potrzebne są procedury zarządzania obiegiem i dostępem do informacji, które zapewnią, że tych wyników nie zobaczą niepowołane osoby.
Wsparcie techniczne uczestników i trenera warsztatu online jest szczególnym wyzwaniem, bo jest krytyczny moment szkolenia – jego początek, w którym nagromadzenie problemów technicznych może zepsuć cały proces.
Perspektywa formalno-prawna
Kluczem do skutecznego prowadzenia warsztatów online jest korzystanie z legalnych wersji oprogramowania i narzędzi edukacyjnych. Każda platforma czy aplikacja wykorzystywana podczas warsztatów musi być objęta odpowiednią licencją, a jej pochodzenie powinno być regularnie weryfikowane, by unikać naruszeń praw autorskich.
Równie istotna jest kwestia ochrony danych osobowych uczestników. W kontekście warsztatów online, na których uczestnicy często dzielą się swoimi informacjami, organizacje muszą przestrzegać przepisów takich jak RODO. Obejmuje to zarówno zbieranie odpowiednich zgód, jak i zapewnienie uczestnikom dostępu do ich danych oraz możliwości ich modyfikacji czy usunięcia.
Bezpieczeństwo cyfrowe jest kolejnym newralgicznym punktem. Ochrona przed takimi zagrożeniami jak ataki hakerskie czy próby phishingowe wymaga stosowania sprawdzonych rozwiązań w zakresie zabezpieczeń, szyfrowanych połączeń i autoryzacji wielopoziomowej.