Edukacja zdalna przeprowadzana przez firmy szkoleniowe musi spełniać szereg standardów i wymogów prawnych zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym.
Podstawowym wymogiem jest legalne używanie oprogramowania i narzędzi, co oznacza, że organizacja musi posiadać odpowiednie licencje i umieć wskazać pochodzenie każdego używanego przez jej pracowników oprogramowania. Kluczowe jest także przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO, co obejmuje zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych i zapewnianie możliwości ich modyfikacji lub usunięcia.
Bezpieczeństwo cyfrowe jest kolejnym bardzo ważnym aspektem, obejmującym przestrzeganie ustawy o cyberbezpieczeństwie oraz odpowiednich przepisów dotyczących bezpieczeństwa informacji. Firmy muszą zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa i upewnić się, że dostęp do narzędzi online jest udzielany zgodnie z prawem.
Legalność treści jest również niezbędna, co obejmuje zarządzanie źródłami materiałów szkoleniowych i ich prawidłowe wykorzystanie. Firmy muszą dbać o to, aby wszystkie wykorzystywane ilustracje i media były legalnie pozyskane i istniały zapisy dotyczące ich pochodzenia.
Jasno sformułowane umowy z klientami, podwykonawcami, trenerami i autorami są nieodzowne. Firmy muszą określać w nich warunki świadczenia usług, prawa i obowiązki stron, zasady przekazywania licencji, odpowiedzialność za plagiaty, a także przestrzegać zasad tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ponadto firmy muszą uwzględnić przepisy prawa telekomunikacyjnego oraz własności przemysłowej, szczególnie jeśli chodzi o korzystanie z logo, logotypów i oznaczeń. Należy również monitorować na bieżąco zmiany w prawodawstwie, które mogą wpływać na realizację usług, a także prowadzić stałą kontrolę realizowanych procesów.
STANDARDY TEJ PERSPEKTYWY:
Standard dotyczy prawidłowego wykorzystania oprogramowania przez firmę szkoleniową, z naciskiem na posiadanie odpowiednich licencji, zarządzanie dostępem do narzędzi online zgodnie z prawem oraz zrozumienie i przestrzeganie regulaminów świadczenia usług używanych narzędzi.
Standard dotyczy zgodności z prawami autorskimi i licencjami przy wykorzystywaniu wszelkich form treści cyfrowych, w tym materiałów szkoleniowych, filmów, muzyki i ilustracji w kontekście świadczenia usług szkoleniowych.
Standard odnosi się do procedur i praktyk mających na celu ochronę prywatności i danych osobowych, zgodnych z przepisami RODO, krajową ustawą o ochronie danych oraz innymi specyficznymi regulacjami, i obejmuje informowanie o przetwarzaniu danych, zdobywanie zgód, właściwe udostępnianie danych oraz zarządzanie zgodami na wizerunek i współpracą z podwykonawcami.
Standard dotyczy przestrzegania przepisów i zasad prawnych związanych z cyberbezpieczeństwem w organizacji. Zwraca uwagę na kwestie takie jak prawidłowe zarządzanie danymi, stosowanie środków bezpieczeństwa, odpowiednia współpraca z podwykonawcami i przestrzeganie umów o poufności (NDA).
Standard dotyczy najlepszych praktyk w zakresie zawierania i realizacji umów z klientami, z naciskiem na jasność warunków, realistyczne oczekiwania, ochronę organizacji i jej klientów, oraz prawidłowe zrozumienie i spełnienie wymogów umowy przez wszystkie zaangażowane strony.
Standard dotyczy formalno-prawnej strony zarządzania relacjami z klientem, obejmując aspekty takie jak przekazanie NDA, uzyskanie zgód na wykorzystanie znaku klienta, publikację informacji o projekcie oraz klarowne zasady obsługi reklamacji.
Standard dotyczy zarządzania prawami autorskimi w relacji z podwykonawcami tworzącymi treści szkoleniowe, w tym przenoszenia praw lub udzielania licencji, odpowiedzialności za plagiat oraz uwzględnienia w umowach zadań specyficznych dla świadczenia usług online.
Standard dotyczy prawidłowego świadczenia usług drogą elektroniczną przez firmy szkoleniowe, obejmując jasne prezentowanie informacji o organizacji, transparentne zarządzanie zgód na świadczenie usług oraz regulowanie zasad usług za pomocą odpowiednich regulaminów.
Standard dotyczy zarządzania wiedzą prawną w organizacji, w tym świadomości prawnej wykonawców i podwykonawców, dokumentowania podstawowych zasad prawnych i monitorowania zmian w prawodawstwie.