Konferencje są wariantem dość znanym w klasycznym podejściu stacjonarnym, jednak pandemia i rozwój narzędzi cyfrowych powodują, że warto rozszerzyć patrzenie na ten wariant szerzej jako na pracę ze społecznością i z udziałem wielu ekspertów. Dzisiejsze konferencje odbywają się w pełni online, bywają hybrydowe, zawierają zdalne wystąpienia i narzędzia cyfrowe do pracy w warunkach konferencji. Ponadto w ich trakcie powstają nagrywane treści, które też mogą stanowić część usługi cyfrowej. Co więcej, jest wiele portali społeczności ekspertów (i ich klientów), które pozwalają na rozwój właśnie w tej formie – na przykład w naszej branży EPALE, eLearning Guild itp.
Jeśli przyjąć jako podstawę funkcje, jakie spełnia konferencja, to z pewnością w ramach tego typu usługi warto zapewnić te wspierające:
- prezentowanie dorobku merytorycznego, produktów, projektów, idei itp.
- nawiązywanie kontaktów pomiędzy uczestnikami procesu;
- możliwość eksponowania własnej osoby, dorobku lub oferty;
- możliwość wyszukiwania partnerów;
- odbywanie rozmów w parach lub większych grupach.
Perspektywa strategiczna
Dla organizacji zajmujących się usługami w tym wariancie przestrzeń cyfrowa ma sporo do zaoferowania. Przede wszystkim model biznesowy można rozszerzyć poza działania eventowe na przykład o udostępnianie treści, stałe ekspozycje cyfrowe, wyszukiwarki potencjalnych partnerów, cyfrowe wystawiennictwo, biuletyny itp.
Można również znacznie niższym kosztem zapewnić wystąpienia lub udział osób, dla których wyjazd na konferencję stanowiłby barierę geograficzną i kosztową.
Oferta, poza jej typowymi składnikami (udział w konferencji, pakiety sponsorskie) może zostać rozszerzona o nowe usługi związane z publikowaniem, ekspozycją na portalu, pakietami marketingowymi.
Strategicznie rzecz biorąc, technologie cyfrowe pomagają organizacjom realizującym ten wariant usługi stać się swoistym centrum społeczności i budować silny wizerunek na podstawie treści i wystąpień ekspertów.
Dużym wyzwaniem jest zapewnienie odpowiedniej bazy technicznej, która zapewni realizację tak różnorodnych usług na masową skalę. Powstaje coraz więcej rozwiązań do realizacji cyfrowych wydarzeń, stąd warto się na bieżąco rozglądać, co jest dostępne. Niektóre z nich zawierają funkcje imitujące klasyczne środowisko konferencyjne – lobby, targi, sale z prezentacjami równoległymi itp.
Perspektywa metodyczna
Realizacja konferencji i budowanie społeczności rozwojowych wymagają dogłębnego rozumienia potrzeb społeczności. Pozwala to na dobór tematów wystąpień i treści cyfrowych w taki sposób, by były wartościowe dla odbiorców. Standard dotyczący rzetelnego określania celów przyjmie w związku z tym nieco inny kształt niż w przypadku typowych szkoleń realizowanych w grupach szkoleniowych. Bardzo użyteczne mogą się okazać narzędzia cyfrowe – np. analityka dotycząca oglądalności stron internetowych, formularze online, głosowania, media społecznościowe.
W projektowaniu procesu rozwojowego warto poszukać nowoczesnych form, które – realizując cele typowe dla konferencji – wykorzystują zalety przestrzeni internetowej, na przykład narzędzia sieciowania lub komunikacji.
W zapewnieniu wysokiej jakości treści cyfrowych dostarczanych przez wielu ekspertów i autorów mogą pomóc jasno określone wymogi od treści, szablony i dobre procedury akceptacji treści do publikacji. Organizacja realizująca ten wariant staje się swego rodzaju redakcją, a jako taka powinna określić taksonomię, według której treści cyfrowe są porządkowane.
Współpraca z zewnętrznymi ekspertami i prelegentami wymaga upewnienia się, że poradzą sobie od strony technicznej podczas wystąpień synchronicznych – można to osiągnąć, używając własnego studia nagraniowego, udostępniając możliwie intuicyjne narzędzia lub testując połączenia z odpowiednim wyprzedzeniem.
Praca ze społecznością wymaga uważnego podejścia do ewaluacji własnych działań, które mogą być szczególnie celne w planowaniu kolejnych działań, treści lub wyznaczania tematów konferencji.
Perspektywa zarządzania zasobami ludzkimi
Konferencje online mogą służyć jako potężne narzędzie marketingowe, pod warunkiem że są dobrze zorganizowane i oferują wartość merytoryczną. Błędy w tym kontekście mogą mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy. Stąd ważne w zespole kompetencje organizacyjne.
Jeżeli firma decyduje się na zlecenie organizacji konferencji podwykonawcom, kluczowe jest wypracowanie wzajemnie korzystnej relacji. Organizacja powinna być aktywnym uczestnikiem na rynku konferencji online, aby zrozumieć jego dynamikę i wiedzieć, czego oczekiwać od potencjalnych partnerów. Zrozumienie rynku i regularne uczestnictwo w takich wydarzeniach może być kluczowe dla skutecznej współpracy i negocjacji.
Zarządzanie zasobami ludzkimi w tym kontekście nie kończy się na selekcji kompetencji. Warto też zainwestować w szkolenia i rozwijanie umiejętności wewnętrznych zespołów, aby były one kompetentne w zarządzaniu podwykonawcami, monitorowaniu jakości i mierzeniu efektywności konferencji.
Perspektywa dostępności
Jednym z priorytetów konferencji online, będących czasami rozwinięciem koncepcji webinaru, powinna być dostępność. Wskazane jest korzystanie z platform, które umożliwiają dodawanie napisów dla osób niesłyszących oraz zapewniają funkcje zwiększające dostępność dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności, w tym niewidomych.
Standardy dostępności powinny być również zaaplikowane do materiałów prezentacyjnych. Warto zainwestować w stworzenie czytelnych, spójnych i uniwersalnych wzorców slajdów. Celem jest tu zapewnienie, że informacje są łatwo dostępne i czytelne na różnych urządzeniach – od telewizorów po smartfony.
Organizatorzy powinni implementować proces weryfikacji materiałów przed ich emisją. To etap, na którym można zidentyfikować potencjalne problemy z dostępnością lub jakością i odpowiednio je skorygować. Odraczanie dostarczenia materiałów do ostatniej chwili jest praktyką ryzykowną i nieodpowiedzialną, która może mieć negatywny wpływ na jakość i dostępność wydarzenia.
Perspektywa techniczna
Realizacja działań masowych w dużej społeczności wymaga dużej biegłości w zarządzaniu dostępem do narzędzi i informacji. Wynika to również z faktu zatrudniania zewnętrznych ekspertów i prelegentów. Warto sięgnąć po narzędzia współdzielenia plików, które znacząco mogą ułatwić proces.
Kluczową kwestią jest również dobór odpowiedniego oprogramowania. W przypadku realizacji konferencji hybrydowych lub online warto rozejrzeć się za specjalistycznym oprogramowaniem, począwszy od narzędzi realizacji spotkań online, poprzez oprogramowanie przeznaczone do realizacji wirtualnych wydarzeń.
Wsparcie techniczne, szczególnie podczas wydarzeń powinno być wystarczająco wydajne, by każda z osób biorąca udział w wydarzeniu mogła zeń w pełni skorzystać, jednak kluczowe jest, by tak dobrać oprogramowanie i je przetestować, by uniknąć wszelkich możliwych problemów technicznych – wymaga to przygotowania po stronie organizatorów oraz przygotowania prelegentów.
Perspektywa formalno-prawna
Konferencje online oraz budowanie społeczności stanowią dynamiczne przestrzenie, w których zarządzanie danymi osobowymi i ochrona praw własności intelektualnej nabierają szczególnej wagi.
Każda firma organizująca konferencje online lub zarządzająca społecznościami musi zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. To oznacza nie tylko przechowywanie zgód na przetwarzanie danych, ale także ich właściwe zabezpieczenie. Dostosowanie komunikacji do różnych grup odbiorców wymaga precyzyjnego zarządzania danymi. Na przykład, osoby, które nie wyraziły zgody na otrzymywanie newsletterów, nie mogą być automatycznie dodane do listy odbiorców.
Wszystkie materiały, w tym prezentacje, wykłady i inne zasoby dystrybuowane podczas konferencji, muszą być chronione w sposób, który zapobiegnie ich nieautoryzowanemu wykorzystaniu. Prelegenci i uczestnicy powinni być informowani o zakresie praw, jakie przysługują im w kontekście używanych materiałów. To może wymagać stworzenia specjalnych umów lub licencji. Odpowiedzialność za treści prezentowane podczas konferencji musi być jasno zdefiniowana, aby zapobiec potencjalnym konfliktom praw autorskich.