Organizacja szkoleniowa może udostępniać treści edukacyjne w różnych formach. Zebranie treści w postaci obszernej, uporządkowanej biblioteki może stać się ciekawą usługą, szczególnie że jako klienci przywykamy do usług dostępowych takich jak Netflix, HBO czy Spotify.
W realizacji tej usługi liczy się to, co udostępniamy, czyli jakość treści (zarówno od strony merytorycznej, jak i formy) oraz sposób udostępniania, który powinien być wygodny, wykorzystywać wygodne narzędzia wyszukiwania i kategoryzacji.
Organizacje szkoleniowe mogą mieć olbrzymi potencjał treści edukacyjnych, szczególnie jeśli istnieją wiele lat i zebrały wiele treści i doświadczeń, które po adaptacji, ujednoliceniu i uporządkowaniu mogą stanowić wartościową dla klientów bibliotekę.
Tego typu repozytorium może zawierać różne treści: studia przypadków, artykuły, instruktaże, filmy edukacyjne, scenki, przykłady, zadania lub pigułki szkoleniowe. Kluczowe jest zwykle ujednolicenie i przetworzenie treści, uporządkowanie (kategorie, tagi) oraz opublikowanie, najlepiej w miejscu, w którym jest wygodna wyszukiwarka.
Perspektywa strategiczna
Model biznesowy w dostarczaniu klientom repozytorium może być różny, jednak najbardziej przystające są modele subskrypcyjny i na żądanie. W pierwszym opłaty pobierane są za sam fakt dostępu do biblioteki, w drugim za konkretne zasoby wykorzystane przez użytkownika.
Z punktu widzenia kosztów mamy tutaj sytuację, w której właściwie nie ma kosztów powiązanych z uczestnikiem. Bibliotekę trzeba zbudować i utrzymywać, więc trzeba znaleźć możliwie dużo klientów, którzy zapłacą za dostęp. Dlatego w ofercie warto rozważyć szeroką sprzedaż usługi dostępowej, licząc na efekt skali.
Jednym z kluczowych wyzwań strategicznych dla organizacji jest przemyślenie form zasobów oraz całej logiki biblioteki, podziału na kategorie, opracowanie słownika tagów itp. Jest to o tyle ważne, że biblioteka bazie z czasem rosła i coraz trudniej będzie dokonywać w niej rewolucyjnych zmian. Warto zwrócić szczególną uwagę na standard dotyczący know-how i budowania bibliotek treści.
W bazie technicznej takiej usługi kluczową rolę odegra aplikacja udostępniająca bibliotekę, stąd warto starannie wybrać oprogramowanie i formaty treści, by później tego nie zmieniać przy dużej liczbie zasobów.
Organizacja powinna wypracować procedury, które ułatwią rozbudowywanie biblioteki na przyszłość – na przykład o odpowiednie kategoryzowanie, opisywanie i tagowanie nowo powstających treści zgodnie z przyjętymi w bibliotece standardami.
Perspektywa metodyczna
Specyfika usługi dostępowej repozytorium treści edukacyjnych nie stawia raczej wysokich wymagań metodycznych samej bibliotece, choć na pewno same treści bez względu na to, czym są, powinny być dobrze opracowane metodycznie. Dlatego ważnymi standardami będą ten dotyczący projektowania treści i ich wysokiego standardu jakościowego. Warto zwrócić uwagę na fakt, że decyzje metodyczne, na przykład dotyczące tego, jak treści repozytorium są zbudowane i opisane, będą miały zastosowanie dla wielu później tworzonych treści, więc warto je dobrze przemyśleć na samym początku.
Kluczowa dla sukcesu usługi jest ewaluacja samego repozytorium i poszczególnych treści, by zadbać o jej atrakcyjność przekładającą się na liczbę użytkowników. W ewaluacji mogą pomóc formy typowe dla takich repozytoriów, jak na przykład YouTube, czyli gwiazdki, możliwość dodawania do swoich list, mierzenie oglądalności, polecanie itp.
Perspektywa zarządzania zasobami ludzkimi
Repozytorium treści w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi można porównać do złożonej struktury, nad którą ktoś musi sprawować pieczę podobnie jak kurator w muzeum czy galerii. W tradycyjnych instytucjach kultury, kurator nie jest zazwyczaj samym artystą, ale osobą, która doskonale zna się na danym obszarze. Podobnie w kontekście repozytorium treści kuratorem danego repozytorium nie musi być osoba bezpośrednio odpowiedzialna za generowanie tej treści, czyli trener czy szkoleniowiec. Może to być raczej ktoś, kto doskonale rozumie kontekst branżowy, ma umiejętności techniczne i jest w stanie zarządzać tym zbiorem w sposób dynamiczny.
Techniczne przygotowanie jest kluczowe, biorąc pod uwagę, że repozytoria treści są często platformami online rozwijanymi przez lata. Trendy technologiczne, takie jak Responsive Web Design (RWD), cyklicznie wprowadzają nowości, które mogą wymagać aktualizacji lub przystosowania repozytorium. To z kolei podnosi znaczenie roli osób zarządzających repozytorium, które muszą być na bieżąco z nowościami w dziedzinie technologii.
Perspektywa dostępności
Z jednej strony kurator repozytorium nie ma pełnej kontroli nad dostępnością treści stworzonych przez innych. Wiele z tych materiałów może być starszych i nie uwzględniać współczesnych standardów dostępności, takich jak czytelność dla osób niewidomych czy napisy dla osób niesłyszących. Działania takie jak dodawanie napisów do filmów na YouTube mogą być ograniczone zarówno z powodów technicznych, jak i prawnych, w tym prawa autorskiego.
Z drugiej strony to, co organizacja może i powinna zrobić, to maksymalizacja dostępności samego mechanizmu repozytorium. To oznacza nie tylko zapewnienie, że platforma jest dostępna dla różnych grup użytkowników, ale również, że zawarte w niej treści są łatwo wyszukiwalne i dobrze skatalogowane. Odpowiednie tagowanie, metadane i opisy mogą znacząco ułatwić korzystanie z repozytorium, zwłaszcza osobom z ograniczeniami, takimi jak niewidomi czy niesłyszący.
W tym kontekście odpowiednio zaprojektowany mechanizm wyszukiwania staje się nie tylko narzędziem ułatwiającym dostęp do treści, ale również formą ich waloryzacji. Im precyzyjniej i pełniej materiały są opisane i skatalogowane, tym większa jest ich użyteczność i wartość dla różnych grup odbiorców.
Perspektywa techniczna
Repozytorium to dobrze opracowana baza różnych treści, które powinny być łatwo przeszukiwalne i dobrze skategoryzowane. Jeśli uświadomimy sobie, że na przykład YouTube jest formą repozytorium treści wideo (podobnie jak Spotify dla treści audio), to łatwo dojdziemy do wniosku, że kluczowymi elementami są tutaj możliwość wyszukiwania, czyli sprawne mechanizmy wyszukiwawcze i dobrze dopracowane opisy treści oraz wygoda wyświetlania – tak zwany player. I to są ważne wskazówki do wyboru oprogramowania. Mechanizmy tworzenia własnych list odtwarzania lub zbiorów zasobów też wydają się niezbędne.
Głównym wyznacznikiem usługi jest udostępnianie treści, stąd standard dotyczący zarządzania obiegiem i dostępem do informacji jest kluczowy. Dodatkowego przemyślenia może wymagać zabezpieczenie treści, które poza zapisami prawnymi może wymagać zabezpieczeń technicznych.
Należy dołożyć wszelkich starań na rzecz dobrego tworzenia treści edukacyjnych – bo stanowią one przecież główną wartość usługi dostępowej. W tworzeniu tych treści warto zadbać o spójność treści na różnych poziomach: graficznym, redakcyjnym czy dotyczącym formy.
Perspektywa formalno-prawna
W kontekście prawa autorskiego repozytorium może stanowić skomplikowaną konstrukcję, w którą wpleciony jest szereg różnych praw i obowiązków. Zarówno treści pochodzące od różnych autorów, jak i sposób ich organizacji i prezentacji mogą mieć implikacje prawne.
Na przykład w przypadku wykorzystania materiałów objętych licencjami otwartymi lub dozwolonym użytkiem, organizacja musi znać i przestrzegać warunków tych licencji. Musi też umieć przekazać tę wiedzę klientowi, który może być nieświadomy ograniczeń. Niewłaściwe zarządzanie takimi treściami może prowadzić do naruszeń praw autorskich i związanych z tym konsekwencji prawnych. Ponadto istnieje potrzeba jasnego określenia w umowach z klientami, jakie prawa są przekazywane w ramach dostępu do repozytorium. W kontekście e-booków kwestia druku przez klienta to tylko jeden z potencjalnych problemów. Innym może być na przykład udostępnianie tych materiałów przez klienta na platformach społecznościowych czy choćby w wewnętrznym intranecie.
Interesującą kwestią jest również to, że samo repozytorium może być traktowane jako utwór chroniony prawami autorskimi, jeżeli spełnia kryteria oryginalności, na przykład przez specyficzną formę organizacji lub prezentacji treści. To otwiera dodatkowe pola eksploatacji, ale również obowiązki związane z zarządzaniem tym utworem jako całością.