Plecy

Wnioski z etapów pracy nad standardami

HomeWnioski z etapów pracy nad standardami

Wnioski z etapów pracy nad standardami

Pracując nad tą książką staraliśmy się zadbać o to, by być możliwie blisko aktualnego stanu wiedzy eksperckiej oraz praktyki wdrożeniowej. Z tego względu podjęliśmy różne działania, które podzieliliśmy roboczo na etap „badań”, czyli zbierania wiedzy i doświadczeń oraz etap „wdrożenia”, czyli przyjrzenia się praktyce wdrożenia standardów w realnej organizacji szkoleniowej. Głównym rezultatem tych działań są same standardy, ich struktura i treść oraz poprzednie rozdziały tej książki, jednak postanowiliśmy również podzielić się bezpośrednimi wnioskami z tych dwóch etapów.

Wnioski z etapu badania

Rozsądne i rzetelne podejście do opisania standardów wymaga zbadania rzeczywistej sytuacji polskich firm świadczących zdalne usługi rozwojowe lub przymierzających się do ich świadczenia. Ze względu na liczbę organizacji i ich ogromne zróżnicowanie (od jednoosobowych działalności po stosunkowo duże spółki), trudno jest przygotować analizę, która sprawiedliwie oddałaby obraz rynku. Dlatego zamiast statystyki opartej o badania ilościowe, zdecydowaliśmy na analizę jakościową.

W ramach badań wtórych sytuacji wykonaliśmy ogólny desk research, a także pogłębione wywiady z przedstawicielami branży, którzy reprezentowali możliwie pełen przekrój rynku. Musimy oczywiście mieć na uwadze, że firmy różnią się między sobą nie tylko rozmiarem, ale i modelem biznesowym, zakresem tematycznym czy dziedzinowy oferowanych usług, grupami docelowymi do których kierują swoje usługi, pomijając już kwestie tak prozaiczne, jak obroty czy forma prawna.

Na szczęście edukacja zdalna w dużym zakresie łączy organizacje, a nie je dzieli. Zarówno wielcy, jak i mali korzystają z podobnych lub tych samych narzędzi i w dużej mierze dotyczą ich te same wyzwania. Oczywiście, inaczej podejmuje się decyzje będąc niezależnym trenerem świadczącym swoje usługi na wolnym runku, a inaczej sterując firmą zatrudniającą kilkudziesięciu pracowników. Jedni mogą sobie pozwolić na eksperymentowanie, wiedząc, że nawet złe decyzje nie stanowią zazwyczaj dużego ryzyka, a inni muszą planować z wyprzedzeniem kilkunastu czy kilkudziesięciu miesięcy. Okazuje się jednak, że choć w różnym stopniu, to wszystkich nas dotyczą te same kwestie.

W ramach pracy nad standardami organizacyjnymi udało nam się je zebrać w sześciu perspektywach, które już poznaliśmy. Wiemy też oczywiście, że perspektywy przenikają się i wpływają na siebie, a nie są odseparowanymi bytami. Niemniej jednak jednym z głównych założeń etapu analizy było stworzenie niezależnych grup focusowych właśnie w oparciu o perspektywy i przeprowadzenie szeregu spotkań w ramach grup. Spotkania prowadzili przedstawiciele Fundacji Digital Creators przy udziale przedstawicieli rynku edukacji, w tym firmy Certes Sp. z o.o.

W ramach prac projektowych w grupach powołanych zostało zatem sześć zespołów obszarowych odpowiedzialnych za poszczególne perspektywy:

  1. Zespół ds. analizy strategicznej, którego tematem prac były: wartości, cele, zasoby: ludzkie, techniczne, know-how, wytworzone i wykorzystane produkty edukacyjne.
  2. Zespół ds. analizy metodycznej, którego tematem prac były: metodyka pracy online, projektowanie nowych usług online, tworzenie formatów typy produktów edukacyjnych, adaptacja do formuły online istniejących produktów edukacyjnych, składowe usługi edukacyjnej, adresowanie etapów procesu, działania około szkoleniowe – uzupełniające procesy podstawowe online.
  3. Zespół ds. analizy zasobów ludzkich, którego tematem prac były: role i funkcje, role w procesie edukacji zdalnej: trenerskie / autorskie / redakcyjne / techniczne.
  4. Zespół ds. analizy dostępności, którego tematem prac były: dostępność narzędzi cyfrowych, formuła pracy online z osobami ze szczególnymi potrzebami.
  5. Zespół ds. analizy technicznej rozwiązań edukacyjnych, którego tematem prac były: narzędzia, standardy, kwalifikacje edukatorów, granica zasobów wewnętrznych i outsourcingu, bezpieczeństwo danych, praca na narzędziach własnych i zewnętrznych, dokumentacja i ewaluacja procesu edu – aspekt techniczny.
  6. Zespół ds. analizy formalno-prawnej, którego tematem prac były: prawa autorskie, ochrona danych, wizerunku, polityka prawna w zakresie pozyskiwania/udostępniania, pozyskiwanie zasobów i treści z sieci.

Zespoły posiadały swoje stałe składy, które mogły być również tymczasowo poszerzane o specjalistów dziedzinowych, np. prawników czy programistów.

Grupy odbywały swoje prace w formie spotkań online w oparciu o narzędzia przygotowane przez prowadzących spotkanie. Były to różnego rodzaju matryce, ścieżki decyzyjne, szablony, które pozwoliły ustrukturyzować każdy z sześciu procesów przypisanych do grup. Stało się to podstawą do wyznaczenia późniejszych standardów, następnie wyłonienia z nich wytycznych. Wnioski oczywiście musiały być wielokrotnie przetwarzane, doszczegółowienie i weryfikowane.

Aktywny udział w pracach wzięli również niezależni trenerzy zaproszeni do projektu. Warsztaty odbywały się w formule stacjonarnej oraz online. Uczestnicy ci przede wszystkim pomogli zweryfikować wnioski uzyskane w ramach pracy grup focusowych oraz połączyć się z dwunastoma praktycznymi wariantami edukacji zdalnej (które to również zostały opisane w tej publikacji). Zależało nam bowiem na tym, aby część analityczna nie została oderwana od realiów pracy trenerów. Z tego samego powodu powstały też standardy dla kadry, co sprawiło, że ostatecznie opisaliśmy zakres standardów w trzech przekrojach:

  1. Perspektyw:
    1. Biznesowa
    2. Strategiczna
    3. HR
    4. Dostępności
    5. Techniczna
    6. Formalno-prawna
  2. Wariantów:
    1. Warsztat online
    2. Webinar
    3. E-szkolenie
    4. Kurs kohortowy
    5. Szkolenie wideo
    6. Szkolenie mentorskie online
    7. Repozytorium treści
    8. Microlearning
    9. Szkolenie stacjonarne wspierane cyfrowo
    10. Dripping content
    11. Społeczność rozwojowa
    12. Aplikacje wspierające procesy
  3. Ról:
    1. Metodyk
    2. Autor treści
    3. Trener
    4. Deweloper
    5. Koordyndator

W ten sposób standardy przenikają się na różnych wymiarach, co tworzy dodatkowe konteksty.

W ramach badań wtórnych opracowane zostało kilkanaście wniosków, które następnie były brane pod uwagę na etapie pracy nad standardami i wdrożenia standardów.

  1. Adaptacja technologiczna: Firmy szkoleniowe różnią się poziomem adaptacji technologii do zdalnej edukacji. Niektóre z nich radzą sobie z tym zagadnieniem bardzo dobrze, inne są dopiero na początku drogi. Dodatkowo, nie wszystkie organizacje dokonały znaczącej akceleracji w ostatnich 3 latach, co może mieć relacje z różnymi strategiami przyjętymi w reakcji na pandemię Covid-19 i wywołane przez nią zmiany na rynku.
  2. Dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami: Narzędzia cyfrowe używane w edukacji zdalnej nie są w pełni dostosowane do osób ze szczególnymi potrzebami. Narzędzia zmieniają się jednak w dosyć szybkim tempie i choć zmiany te nie rozwiązują wszystkich problemów, to zauważyć też trzeba, że wiele organizacji nie śledzi tych zmian w ogóle, pozostając na straconej pozycji. Przykładem mogą być masowo wdrażane funkcje automatycznej transkrypcji tekstu mówionego podczas warsztatów online i webinarów, które to są dodawane do narzędzi zazwyczaj bez dodatkowych kosztów.
  3. Różnorodność metod dydaktycznych: Firmy szkoleniowe stosują zróżnicowane metody dydaktyczne w edukacji zdalnej. Przy czym, jest tutaj jeszcze bardzo duże pole do zagospodarowania. Organizacje zatrudniające już teraz doświadczonych metodyków i dydaktyków mają bardzo dobry punkt wyjścia do polepszania jakości swoich usług.
  4. Rola i funkcje kadry: Role i funkcje personelu w procesie edukacji zdalnej są zróżnicowane i wymagają specjalistycznego przygotowania. Począwszy od roli trenera w której znaczenie mają kompetencje techniczne (i nie da się ich skutecznie pominąć), skończywszy na roli koordynatorów, którzy ze względu na multidyscyplinarny charakter usług zdalnych awansują w zasadzie do roli project managerów.
  5. Bezpieczeństwo danych: Firmy szkoleniowe nie zawsze zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych w edukacji zdalnej. Nie wynika to jednak ze świadomych zaniedbań, ale z braku wiedzy w tym zakresie. Szczególne znaczenie ma fakt, że usługi zdalne często odbywają się w środowisku rozproszonym na kilku dostawców (korzystamy z różnych narzędzi), co w efekcie może prowadzić do niekontrolowanego przepływu danych. Może to być przyczynek do poważnych incydentów w zakresie bezpieczeństwa.
  6. Ochrona praw autorskich i własności intelektualnej: Firmy szkoleniowe mają różne podejścia do ochrony praw autorskich i innych aspektów własności intelektualnej. W praktyce bardzo wiele zależy od podejść przyjętych w przypadku świadczenia usług stacjonarnych. Organizacje, które już wcześniej zainwestowały czas w opracowanie i wdrożenie adekwatnej polityki, teraz mogą czerpać z tego korzyść, ponieważ jest to przekładalne na usługi online.
  7. Współpraca i komunikacja online: Narzędzia do współpracy i komunikacji online są kluczowe, ale ich efektywność zależy od umiejętności użytkowników. Wyzwaniem są zatem nie tylko kompetencje trenerów, ale i kompetencje cyfrowe odbiorców usług. Część z nich może być znacząco wykluczona, co jest jednym z zagrożeń cyfryzacji, które trzeba mieć na uwadze.
  8. Zasoby ludzkie i outsourcing: Firmy szkoleniowe różnią się w podejściu do korzystania z zasobów ludzkich wewnętrznych i do outsourcingu. Włączenie do oferty katalogu usług zaawansowanych technicznie spowodowało konieczność zdobycia nowych kompetencji. Często wykracza to poza zakres tego, do czego organizacja przywykła do tej pory. Jest to jedno z ważniejszych wyzwań, szczególnie dla przedstawicieli średnich firm, którzy na co dzień muszą balansować między sensem biznesowym rozwijania własnego zespołu (duże koszty na start, duże koszty stałe), a outsourcingiem usług (mała opłacalność przy większej skali).
  9. Eksperymentowanie z formatami edukacyjnymi: Firmy są na różnych etapach eksperymentowania z nowymi formatami edukacyjnymi. Nie ma tutaj znaczących różnic między tym, co obserwujemy na rynku innych produktów i usług, gdzie również występują wcześni adaptatorzy nowych trendów i organizacje, które często (nie bez racji) podchodzą do nowinek sceptycznie.
  10. Wpływ rozmiaru firmy na adaptację do edukacji zdalnej: Rozmiar firmy wpływa na strategie adaptacji do edukacji zdalnej. Większość decyzji w tym zakresie niesie ze sobą pewne ryzyko destabilizacji firmy i jej oferty. Duże firmy są też oczywiście bardziej bezwładne, choćby ze względu na konieczność bardziej zaawansowanego planowania strategicznego.
  11. Personalizacja procesu nauczania: Stopień, w jakim edukacja zdalna jest personalizowana, różni się między firmami. Jest to istotne zważywszy na fakt, że personalizacja jest od wielu lat wymienienia w czołówce najważniejszych wyzwań dla rynku learning & development w Polsce i na świecie.
  12. Wyzwania w zarządzaniu projektem edukacyjnym online: Firmy szkoleniowe napotykają różne wyzwania w zarządzaniu projektami edukacyjnymi online. W większości wypadków też znajdują rozwiązania samodzielnie lub z ograniczoną pomocą z zewnątrz. Oznacza to, że na rynku nie istnieją strategie gotowe do wdrożenia, które byłyby dostrzegane przez firmy jako użyteczne i możliwe do zaimplementowania.

Każdy z tych wniosków może być podstawą do dalszego badania i pogłębionych analiz, aby zrozumieć, jak polskie firmy szkoleniowe radzą sobie z wyzwaniami. Niemniej jednak nam posłużyły przede wszystkim jako element potrzebny do opracowania standardów edukacji zdalnej.

Wnioski z etapu wdrożenia

Pisząc tę książkę przez ponad rok towarzyszyliśmy jednej z największych firm szkoleniowych we wdrażaniu standardów edukacji zdalnej w ramach własnej organizacji. Dało nam to ciekawą perspektywę pozwalającą wyciągnąć wiele wniosków dotyczących praktyki wdrożenia wielu wytycznych, które znajdziesz w książce. Wielkość organizacji, podział zadań, duża liczba projektów stanowią swojego rodzaju soczewkę, w której wyraźniej widać wiele zjawisk, niż w mniejszych firmach. Przedstawiamy wnioski praktyczne z etapu wdrożenia, jednocześnie dziękując firmie Certes Sp. z o.o. za otwartość i możliwość bliskiej współpracy.

  • Wdrożenie szablonów do ofert, programów, prezentacji i materiałów szkoleniowych pozwala uzyskać spójność i wysoki poziom estetyczny treści przekazywanych klientowi oraz uczestnikom szkoleń zdalnych, pozwala uniknąć przypadkowości i wrażenia bałaganu.
  • Stworzenie biblioteki kilkudziesięciu prezentacji, materiałów i treści szkoleniowych do wykorzystania przez trenerów pozwala uzyskać spójność i uniknąć przypadkowych wyborów czcionek, słabych ilustracji oraz braku spisu treści lub bibliografii i zabezpiecza przed łamaniem praw autorskich.
  • Ewaluacja szkolenia dostępna w formie cyfrowej przez kod QR pozwala lepiej przetwarzać dane a umieszczenie kodu w materiałach i komunikacji chroni przez sytuacją, w której trener zapomni udostępnić ankiety.
  • Wdrożenie przeprowadzania wszystkich narzędzi diagnostycznych (badanie potrzeb, samoocena, badanie kultury organizacyjnej itp.) w postaci cyfrowej. Pozwala to utrzymać rozsądną z punktu widzenia klienta cenę przy dobrej marży, a także skraca czas prowadzonych badań.
  • Prowadzenie rzetelnej analizy (kompetencji, kosztów, ryzyk, zysku) w projektach na podstawie, której zostaje podjęta decyzja o realizacji poszczególnych zadań przez własny zespół (in-house) versus podwykonawca (outsourcing).
  • Sprawdzanie nowych trenerów pod kątem umiejętności technicznych oraz możliwości prowadzenia zajęć online, co pozwala łatwiej zarządzać jakością projektów edukacji zdalnej lub blended learning. Uznanie praktyki w prowadzeniu zajęć online jako kryterium oceny kandydata na trenera.
  • Rozwijanie trenerów w kompetencjach stosowania różnych narzędzi (np. sztucznej inteligencji) w szkoleniach. Pomóc może dzielenie się dobrymi praktykami i wiedzą praktyczną poprzez wewnętrzne kanały komunikacji – np. MS Teams. Takie dzielenie się wiedzą powinno być otwarte pomiędzy różnymi rolami w organizacji (sprzedawcy, realizatorzy).
  • Stworzenie wytycznych technicznych dotyczących nauki zdalnej. Takie wytyczne obejmują informacje dla klientów i uczestników szkoleń (również trenerów), jakiego rodzaju sprzęt i oprogramowanie jest potrzebne do szkolenia.
  • Wdrożenie trenerów do procesu poprawnego korzystania z narzędzi informatycznych wspierających dostępność, w tym do włączania transkrypcji na żywo, widoku tłumacza migowego i prezentacji materiałów szkoleniowych.
  • Przygotowanie trenerów do uwzględniania specjalnych potrzeb, w tym konieczność opisywania elementów wyświetlanych i komunikowanie się przez narzędzia tekstowe, a nie tylko głosowo.
  • Opracowanie procesu wspierania uczestników w korzystaniu z platform przez zapewnienie materiałów instruktażowych dostosowanych do różnych potrzeb.
  • W przypadku ważnych nagrań przyjęcie jako standard ich realizację w studiu firmowym, w którym są dobre warunki oświetleniowo akustyczne, odpowiedni sprzęt, obsługa. Można uniknąć w ten sposób słabych technicznie nagrań.
  • Połączenie inwestowania w dobre narzędzia, oprogramowanie wspierające uczenie, z wymogiem stosowania go przez trenerów. Dzięki temu trenerzy mogą mieć korzystać z oprogramowania z wszystkimi, również płatnymi funkcjonalnościami.
  • Przydzielenie zadań związanych z przygotowaniem linków do webinarów i zajęć zdalnych konkretnym osobom w IT. Dzięki temu jest ktoś, kto ma kontrolę nad wykorzystaniem narzędzi, a Trener ma wsparcie, gdy pojawi się problem w trakcie szkolenia.
  • Wpisanie w strategię firmy celu związanego ze stałym rozwojem różnorodnych form edukacji, by być liderem na rynku.
  • Prowadzenie audytów oprogramowania, czyli inwentaryzacja licencji pozwala uniknąć problemów wynikających z nielegalnego używania narzędzi wspierających uczenie.
  • Sprawdzanie i modyfikowanie umowy z klientami i podwykonawcami (np. trenerami), by dostosować je do realiów prawnych edukacji zdalnej.
  • Świadczenie zdalnych usług edukacyjnych wymaga uporządkowania procedur związanych z RODO, cyberbezpieczeństwem oraz przyjęcie dobrych rozwiązań dla typowych dla edukacji zdalnej wyzwań, jak na przykład rejestrowanie wizerunku lub dokumentowanie obecności na zdalnych warsztatach.
Skip to content