Standard dotyczy systematycznego podejścia do zarządzania i podejmowania decyzji w zakresie wyboru między zlecaniem usług podmiotom zewnętrznym a ich realizacją in-house z uwzględnieniem kluczowych czynników takich jak koszty, jakość, dostępność zasobów i elastyczność operacyjna.
Zarządzanie procesem wyboru między zlecaniem usług a realizacją ich własnymi zasobami jest jednym z najważniejszych aspektów w strategicznym zarządzaniu przedsiębiorstwem. W branży szkoleniowo-rozwojowej ta decyzja nabiera dodatkowej złożoności ze względu na dynamiczne i niejednolite zapotrzebowanie na usługi, jak również fluktuację dostępności oraz kompetencji zasobów ludzkich. Niniejszy standard dostarcza ramy decyzyjne, w których wyróżniono kluczowe wytyczne i czynniki, które powinny być analizowane przy podejmowaniu tych znaczących decyzji.
Niezależnie od wyboru modelu działania – czy to outsourcing, czy działanie in-house – należy uwzględnić mnogość czynników, ale nie ograniczając się do kosztów, kontroli jakości, dostępności kompetencji i zasobów oraz elastyczności operacyjnej. Szczególnie istotne są tu aspekty prawne i regulacyjne, zwłaszcza w kontekście prawa pracy i zobowiązań kontraktowych w Polsce.
Ostateczna decyzja o modelu realizacji usług powinna być efektem świadomej analizy, która uwzględnia zarówno strategiczne cele firmy, jak i potencjalne konsekwencje na różnych płaszczyznach operacyjnych. Ostateczny wybór modelu wpłynie również na procesy rekrutacyjne, zarządzanie zasobami ludzkimi i alokację odpowiedzialności wobec różnych interesariuszy.
Niniejszy standard zawiera następujące wytyczne:
- Procedury i kryteria dla decydowania, co może być zlecane podwykonawcom, a co realizowane samodzielnie.
- Metodyki i ramy dla przydzielania wszystkich ról i funkcji kluczowych dla realizacji projektu.
- Zasady zarządzania odpowiedzialnością wobec podwykonawców, w tym aspekty prawne i regulacyjne.
- Uwzględnianie w procesach rekrutacyjnych kwalifikacji i kompetencji wynikających ze specyfiki usług zdalnych i hybrydowych.
Celem standardu jest wprowadzenie spójności i efektywności w procesie decyzyjnym oraz zwiększenie jakości i efektywności realizacji usług. Obejmuje on zarówno aspekty taktyczne, jak i strategiczne, z naciskiem na empiryczną analizę i rzetelne zarządzanie ryzykiem. Zapraszamy do zapoznania się z poniższymi wytycznymi, które stanowią integralną część tego standardu.
Decyduj, co może być zlecane podwykonawcom, a co realizowane samodzielnie
Kontekst
Pierwsza wytyczna standardu koncentruje się na decydowaniu, które zadania i usługi najlepiej zlecać podwykonawcom, a które powinny być realizowane in-house. Ta krytyczna decyzja ma dalekosiężne konsekwencje, zarówno strategiczne, jak i operacyjne, wpływając na koszty, jakość, kontrolę i elastyczność.
Działanie
Decyzja o tym, co zlecić podwykonawcom, a co realizować własnymi siłami, jest zwykle wielowymiarowa i podlega różnym wpływom: finansowym, strategicznym i operacyjnym. Przede wszystkim identyfikacja kluczowych działań firmy pozwala na skoncentrowanie zasobów i umiejętności w tych obszarach, które są najbardziej znaczące dla jej strategicznej wartości. Na przykład, jeśli firma szkoleniowa posiada wysoce unikatową i wartościową wiedzę o zarządzaniu projektami, utrzymanie tych funkcji in-house umożliwi zachowanie wysokiej kontroli nad jakością i dostosowaniem do indywidualnych potrzeb klienta.
Z drugiej strony istnieją zadania, które – choć ważne – nie są kluczowe dla firmy i mogą być efektywniej realizowane przez specjalistów zewnętrznych. Może to dotyczyć dziedzin wymagających specjalistycznej wiedzy, jak np. cyberbezpieczeństwo, ale również zadań sezonowych lub sporadycznych. Zlecenie ich na zewnątrz może być nie tylko bardziej efektywne kosztowo, ale także może zwiększyć szybkość i jakość ich realizacji.
Decyzje te nie mogą być jednakże podejmowane w próżni. Muszą być zintegrowane z ogólną strategią firmy, z jej systemem zarządzania jakością, z możliwościami rozwojowymi oraz z jej profilami ryzyka. To oznacza, że rozważenie kosztów to tylko jedna z wielu zmiennych w równaniu. Należy również zastanowić się nad ryzykami, czasem dostarczenia usług, jakością, elastycznością i potencjalnym wpływem na długoterminowe relacje z klientami i podwykonawcami.
Wskazówki praktyczne
- Mapowanie procesów: przeprowadź szczegółowy audyt procesów i zadań w firmie, identyfikując te, które są kluczowe dla strategicznej wartości firmy.
- Analiza kosztów: wykonaj pełną analizę kosztów dla każdego zadania, uwzględniając nie tylko koszty bezpośrednie, ale również koszty utraconych okazji i potencjalnych ryzyk.
- Ocena kompetencji: zidentyfikuj umiejętności i zasoby dostępne wewnątrz firmy oraz te, które mogą być zdobyte lub rozwinięte.
- Analiza ryzyka: ustal poziom ryzyka związanego ze zlecaniem usług oraz możliwości jego złagodzenia przez odpowiednie klauzule w umowach i mechanizmy kontroli.
- Pilotaż: zanim zdecydujesz się na długoterminową współpracę z podwykonawcą, przeprowadź projekt pilotażowy, który umożliwi ocenę jakości, terminowości i kosztów.
- System monitorowania: wdróż systemy monitorowania i oceny, aby śledzić efektywność i jakość zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych usług.
Podsumowanie
Decydowanie o tym, co może być zlecane podwykonawcom, a co realizowane in-house, jest jednym z najważniejszych strategicznych wyborów, przed którymi stoi każda firma szkoleniowa. Jest to proces wymagający dogłębnej analizy różnych czynników: od kosztów i dostępności zasobów po strategiczne znaczenie i ryzyko. Implementując podejście systemowe do tej decyzji, firmy mogą zwiększyć swoją efektywność, jakość i konkurencyjność na rynku.
Rozdzielaj wszystkie role i funkcje kluczowe dla realizacji projektu
Kontekst
Przydzielanie ról i funkcji jest fundamentalnym elementem zarządzania projektami w firmach szkoleniowych. Ta wytyczna ma na celu zapewnienie, że każda rola i funkcja w projekcie są odpowiednio zdefiniowane, a powiązania między nimi jasno określone.
Działanie
Precyzyjne zdefiniowanie ról i funkcji w projekcie jest niezbędne dla skutecznego zarządzania i koordynacji. Obejmuje to nie tylko identyfikację kompetencji i zasobów niezbędnych dla każdej roli, ale także zrozumienie dynamicznych powiązań między różnymi rolami. Na przykład trenerzy, konsultanci ds. treści i specjaliści ds. technologii edukacyjnych muszą współpracować w sposób zintegrowany, aby projekt był realizowany efektywnie.
Należy również wziąć pod uwagę inne aspekty, takie jak różnice w zasadach pracy i komunikacji między pracownikami wewnętrznymi a podwykonawcami. Zarządzanie tymi różnicami wymaga zastosowania elastycznych, ale dobrze zdefiniowanych mechanizmów komunikacji i kontroli.
Wskazówki praktyczne
- Planowanie: opracuj szczegółowy plan projektu, w którym zdefiniowane są wszystkie role i funkcje, ich zadania i odpowiedzialności.
- Analiza: zidentyfikuj kompetencje i zasoby niezbędne dla realizacji każdej roli i funkcji.
- Monitoring: wprowadź mechanizmy monitorowania i oceny efektywności realizacji różnych ról, uwzględniając wskaźniki KPI i mechanizmy kontroli.
- Komunikacja i koordynacja: zastosuj narzędzia zarządzania projektami, które umożliwiają efektywną komunikację i koordynację między różnymi rolami.
Podsumowanie
Zarządzanie rolami i funkcjami w projekcie szkoleniowym jest złożonym procesem, który wymaga precyzyjnego planowania i kontroli. Oprócz zdefiniowania ról i odpowiedzialności kluczowe jest zrozumienie powiązań i dynamiki między nimi. Efektywne zarządzanie tymi aspektami jest niezwykle istotne.
Zarządzaj odpowiedzialnością wobec podwykonawców
Kontekst
Chociaż podwykonawstwo jest strategią wykorzystywaną do osiągnięcia efektywności i elastyczności, wiąże się z nim również zwiększone ryzyko. Z tego powodu zarządzanie odpowiedzialnością wobec podwykonawców staje się integralnym elementem praktyki zarządzania, zwłaszcza w kontekście firm z branży edukacyjnej i szkoleniowej.
Działanie
Jednym z najważniejszych wyzwań w zarządzaniu odpowiedzialnością wobec podwykonawców jest zachowanie równowagi między korzyściami a ryzykiem. Outsourcing usług może przynieść efektywność kosztową, ale niewłaściwe zarządzanie relacjami z podwykonawcami może narazić firmę na ryzyka związane z jakością, zgodnością prawną i reputacją.
Kiedy firma decyduje się na outsourcing pewnych usług, w sposób naturalny przenosi część odpowiedzialności na podwykonawców. Chociaż to prawda, że główne ryzyko ponosi firma, podwykonawcy również działają w warunkach określonej niepewności. Równocześnie w oczach klienta to firma jest odpowiedzialna za całość usługi, niezależnie od tego, jak wiele pracy faktycznie zlecono na zewnątrz.
Wiele firm szkoleniowych jest postrzeganych jako jednolite jednostki, które świadczą usługi w całości samodzielnie. W rzeczywistości jednak wiele z nich korzysta z zewnętrznych podwykonawców, a rola tych podmiotów nie jest zawsze jasno komunikowana klientom. To stanowi zarówno wyzwanie, jak i możliwość dla firm szkoleniowych.
Jednym z kluczowych aspektów świadomego zarządzania odpowiedzialnością wobec podwykonawców jest transparentność. Organizacja powinna ujawniać swoim klientom rolę, jaką podwykonawcy odgrywają w dostarczaniu usług. Oznacza to, że podwykonawcy i ich rola powinny być odpowiednio uwzględnione w umowach z klientami.
Kiedy firma szkoleniowa przedstawia podwykonawców jako własnych pracowników, to może skomplikować wiele aspektów działalności, zarówno od strony prawnej, jak i operacyjnej:
- Może prowadzić do nieporozumień i sporów prawnych, zwłaszcza jeżeli pojawią się problemy z jakością pracy lub niewypełnieniem obowiązków. Podwykonawcy mogą nie być zobowiązani do tych samych standardów i procedur, co pracownicy firmy, a w przypadku sporu klient może nie mieć żadnej jurysdykcji nad podwykonawcą, jeśli ten nie jest uwzględniony w umowie.
- Może to być uznane za mylące i nieetyczne; jeśli prawda wyjdzie na jaw, może to negatywnie wpłynąć na reputację firmy i zaszkodzić jej relacjom z klientami.
- Firma może ponieść dodatkowe koszty związane z zastąpieniem lub naprawieniem pracy, jeżeli podwykonawca nie dostarczy usług zgodnie z oczekiwaniami.
- Może to stwarzać ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informacji, jeżeli podwykonawca ma dostęp do wrażliwych danych klienta, zwłaszcza jeżeli nie jest to odpowiednio uwzględnione w umowie.
Zarządzanie relacjami z podwykonawcami wymaga przejrzystości, jasnych umów i skutecznego zarządzania ryzykiem. Przed podjęciem decyzji o korzystaniu z usług podwykonawców firmy powinny dokładnie ocenić potencjalne korzyści i ryzyka, a także zastanowić się, jak najlepiej zintegrować podwykonawców ze swoimi procesami operacyjnymi i strukturami zarządzania.
Jednocześnie firma musi dbać o dobre relacje z podwykonawcami. Oznacza to zapewnienie, że warunki ich pracy są sprawiedliwe i że podwykonawcy są odpowiednio wynagradzani za swoje usługi. Również kluczowe jest zapewnienie, że podwykonawcy mają jasność co do swoich ról i odpowiedzialności, a także oczekiwanej jakości pracy.
Wskazówki praktyczne
- Oceniaj podwykonawców: przed nawiązaniem współpracy z podwykonawcą dokładnie analizuj jego kompetencje, doświadczenie i wiarygodność. Wykorzystaj audyty, referencje i weryfikacje, aby zminimalizować ryzyko.
- Jasne umowy i klauzule: wszystkie umowy z podwykonawcami powinny być jasno sformułowane, z wyraźnym określeniem zakresu usług, standardów jakości i procedur rozstrzygania sporów.
- Monitoruj wydajność: ustal jasne metryki i KPI-s dla podwykonawców i regularnie sprawdzaj, czy są one spełniane. Obejmuje to także regularne przeglądy i audyty.
- Zarządzaj relacjami: zamiast traktować podwykonawców jako zewnętrzne jednostki, zaangażuj ich jako partnerów. Regularne spotkania i otwarta komunikacja są kluczowe dla zrozumienia oraz zarządzania ich oczekiwaniami i potrzebami.
- Zabezpieczenia prawne i zgodność: ustal protokoły i procedury mające na celu zapewnienie, że obie strony działają zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami branżowymi.
Podsumowanie
Zarządzanie odpowiedzialnością wobec podwykonawców jest złożonym i wielowymiarowym zadaniem, które wymaga zintegrowanego i strategicznego podejścia. W kontekście firm szkoleniowych i edukacyjnych jest to nie tylko niezbędne dla zarządzania ryzykiem i zgodnością, ale również kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości usług i zadowolenia klientów. Efektywne zarządzanie w tej dziedzinie ostatecznie przekłada się na długoterminową trwałość i sukces organizacji.
Uwzględniaj w procesach rekrutacyjnych kwalifikacje wynikające ze specyfiki usług zdalnych
Kontekst
W erze rosnącej popularności modeli pracy zdalnej i hybrydowej firmy szkoleniowe stają przed kolejnym wyzwaniem – muszą zidentyfikować kandydatów do roli podwykonawców, którzy nie tylko są ekspertami w swojej dziedzinie, ale również są wysoce kompetentni w środowisku cyfrowym. Rekrutacja podwykonawców w takich firmach nie jest jedynie kwestią oceny tradycyjnych umiejętności, ale także zbadania kompetencji niezbędnych do efektywnej pracy w formie zdalnej.
Działanie
Tradycyjne kryteria rekrutacyjne często koncentrują się na doświadczeniu, kwalifikacjach i kompetencjach zawodowych. W kontekście usług zdalnych firmy szkoleniowe muszą jednak rozszerzyć zakres swoich kryteriów, uwzględniając umiejętności związane z technologią, zarządzaniem czasem, komunikacją online i adaptacją do specyficznych wyzwań, takich jak izolacja czy brak fizycznego kontaktu z zespołem.
Zdalne i hybrydowe formy pracy stają się coraz powszechniejsze, a co za tym idzie, rosną oczekiwania odnośnie do umiejętności technicznych i cyfrowych – zarówno pracowników, jak i trenerów. Wymagane są teraz nie tylko kompetencje specjalistyczne, ale też takie, które pozwalają efektywnie funkcjonować w cyfrowym świecie – od znajomości sprzętu przez oprogramowanie aż po narzędzia wspomagające komunikację i zarządzanie zadaniami.
Firmy szkoleniowe powinny więc podczas procesu rekrutacyjnego skupić się nie tylko na doświadczeniu i wiedzy kandydata w danym obszarze, ale również na jego zdolności do pracy zdalnej. Może to obejmować biegłość w korzystaniu z technologii, zdolność do samodzielnej pracy, umiejętność skutecznej komunikacji online, a nawet zdolność do radzenia sobie z wyzwaniami, takimi jak izolacja czy brak bezpośredniego kontaktu z innymi członkami zespołu.
Sam proces rekrutacji podwykonawców różni się od tradycyjnej rekrutacji pracowników, mimo że wiele aspektów jest podobnych. W przypadku firm szkoleniowych świadomie decydujących o zlecaniu części usług podmiotom zewnętrznym należy uwzględnić specyfikę usług zdalnych przy rekrutacji.
Podczas oceny potencjalnych podwykonawców firmy powinny skupić się na ich doświadczeniu i wiedzy w danym obszarze, a także na zdolnościach technicznych niezbędnych do świadczenia usług zdalnych. Kwestie takie jak znajomość narzędzi do spotkań online, zdolność do przeprowadzania szkoleń lub prezentacji na odległość, a nawet znajomość najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego mogą być kluczowe dla sukcesu projektu.
Ponadto firmy powinny ocenić, jak potencjalni podwykonawcy radzą sobie z wyzwaniami związanymi z pracą zdalną, takimi jak samodyscyplina, zdolność do samodzielnego zarządzania czasem, a także umiejętność budowania relacji na odległość.
Na koniec ważne jest także zrozumienie, jak potencjalny podwykonawca pasuje do kultury i wartości firmy. Nawet jeśli podwykonawcy nie są formalnie pracownikami firmy, ich postawy i zachowania będą reprezentować firmę w oczach klientów.
Wskazówki praktyczne
- Szerokie spektrum kwalifikacji: nie ograniczaj się do tradycyjnych kryteriów kwalifikacji. Zastanów się nad umiejętnościami cyfrowymi, znajomością narzędzi komunikacyjnych i zdolnością do samodzielnego zarządzania czasem.
- Testy i symulacje: rozważ przeprowadzenie symulacji lub testów praktycznych, które sprawdzą, jak kandydat radzi sobie w realiach pracy zdalnej, takich jak korzystanie z platform szkoleniowych czy narzędzi do zarządzania projektami.
- Zapytania o doświadczenia i wyzwania: w trakcie rozmów kwalifikacyjnych zapytaj o konkretne doświadczenia i wyzwania związane z pracą zdalną, które kandydat miał okazję przeżyć i jak sobie z nimi poradził.
- Zgodność kulturowa: oceń, jak kandydat wpisuje się w kulturę organizacyjną i czy jest w stanie reprezentować wartości firmy w kontakcie z klientami, nawet w środowisku zdalnym.
- Mechanizmy kontroli i feedbacku: zastanów się, jakie mechanizmy kontroli i śledzenia wyników można wprowadzić w celu monitorowania efektywności podwykonawców w środowisku zdalnym.
Podsumowanie
Zarządzanie odpowiedzialnością wobec podwykonawców jest złożonym i wielowymiarowym zadaniem, które wymaga zintegrowanego i strategicznego podejścia. W kontekście firm szkoleniowych i edukacyjnych jest to nie tylko niezbędne dla zarządzania ryzykiem i zgodnością, ale również kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości usług i zadowolenia klientów. Efektywne zarządzanie w tej dziedzinie ostatecznie przekłada się na długoterminową trwałość i sukces organizacji.