Po stronie dewelopera leży rozwijanie wszystkich rozwiązań technicznych i przez to budowanie potencjału organizacji. Dotyczy to co najmniej kilku obszarów takich jak sprzęt, oprogramowanie, narzędzia pracy grupowej, rozwiązania chmurowe, platformy szkoleniowe itp.
Przyjęte rozwiązania, szczególnie chmurowe, wymagają konfiguracji i zarządzania, które zapewni kontrolę nad dostępem do danych i bezpieczeństwem.
Rozwijanie parku sprzętowego
Dobierz sprzęt adekwatny do potrzeb, do charakteru realizowanych usług dzisiaj i w dającej się przewidzieć przyszłości
Firmy szkoleniowe na ogół nie są duże, czasem nawet są to mikrofirmy. Stąd kluczowe jest dobranie sprzętu możliwie na miarę potrzeb. Słaba jakość sprzętu może znacząco odbić się na jakości produktów. Z kolei szukanie wysokiej jakości może wiązać się z nieosiągalnym budżetem.
Ważną cechą parku maszynowego, o którą dba deweloper, jest kompatybilność sprzętu i zgodność ze współczesnymi standardami. Przykładem mogą być mikrofony występujące z różnymi standardami złącz (np. USB, XLR) – ich wybór zależny jest od tego, do czego będą podłączane.
Park sprzętowy powinien również uwzględniać typowe dla organizacji scenariusze działania. Jeśli organizacja dysponuje studiem i w nim realizowane są nagrania, webinary lub sesje warsztatów online, to sprzęt nie musi być aż tak mobilny jak w przypadku scenariuszy używania tego sprzętu w różnych miejscach.
Dobierając sprzęt, warto w miarę możliwości zadbać o długi czas jego przydatności, wybierając rozwiązania o lepszych parametrach.
Rozwijanie potencjału oprogramowania
Wybierz oprogramowanie, które pozwoli sprawnie i efektywnie realizować usługi oraz zorganizować pracę nad ich przygotowaniem
Cechą typową dla edukacji cyfrowej jest to, że dobrze skonfigurowana platforma e-learning oraz zbudowane na niej szkolenia mogą służyć przez wiele lat różnym grupom szkoleniowym. Raz poniesiony wysiłek przy tworzeniu i osadzaniu treści oraz zbudowaniu z nich e-szkolenia może procentować w przyszłości, ograniczając nakłady związane z uruchomieniem kolejnych grup do szybkiego nadania dostępu. Rolą dewelopera jest konfigurowanie i obsługa platformy e-learning w taki sposób, by dawała firmie możliwie duży potencjał.
Uczenie może być wspierane przez inne rozwiązania, szczególnie oprogramowanie dostępne w chmurze, na przykład narzędzia pracy grupowej lub różnego rodzaju aplikacje internetowe, które można wykorzystać w procesie szkoleniowym. Rozwiązania chmurowe zwykle wymagają zarządzania, szczególnie jeśli korzysta z nich wiele osób. Struktura kont, uprawnień, folderów, grup i innych elementów porządkujących dostęp i dane w aplikacji chmurowej wymagają przemyślenia i ciągłego zarządzania.
Część oprogramowania niezbędnego do realizacji procesu szkoleniowego nie jest wykorzystywana bezpośrednio podczas realizacji usługi. Przykładem mogą być programy do grupowej pracy nad kursem lub programy do przetwarzania grafiki, dźwięku, montażu plików wideo itp. Ich staranny dobór pozwala realizować więcej działań wewnątrz organizacji i robić to efektywniej.
Deweloper poszukuje najlepszych rozwiązań do zadań realizowanych przez firmę. Przykładem mogą być takie czynności rutynowe jak tworzenie podpisów dla plików wideo lub obróbki plików graficznych.
Budowanie repozytorium treści i zasobów
Zbuduj repozytorium treści, które pozwoli przygotowywać i realizować nowe usługi niskim nakładem kosztów poprzez wykorzystanie istniejących treści
Jedną z ciekawszych cech edukacji cyfrowej jest to, że raz stworzonych zasobów można używać wielokrotnie i nie ponosić kosztów wytworzenia. Ma to szczególne znaczenie przy treściach, których produkcja jest kosztowna. Dlatego w edukacji cyfrowej stosujemy podejście re-używalności (re-usability), czyli staramy się tak przygotowywać treści, żeby można je było wykorzystywać wielokrotnie i budować z nich, jak z klocków, nowe usługi. Musi to oczywiście być zgodne z założeniami umowy z klientem, a więc ponownie możemy użyć tylko te treści, w przypadku których nie przenieśliśmy na klienta autorskich praw majątkowych. Jeśli jednak nic takiego nie występuje, to w praktyce re-używalność to przede wszystkim podział treści na nieduże części, które w przyszłości będzie można łączyć na różne sposoby. To również zadbanie o neutralność treści –jeśli robimy treści dla konkretnego klienta, to lepiej jego logo umieścić tylko na planszy otwierającej (którą łatwo podmienić), a trenera poinstruować, żeby wprost nie wymieniał nazwy klienta w swoim wywodzie. Dzięki temu unikniemy ponownych nagrań w kolejnym projekcie.
Budowanie biblioteki pozwala też łatwiej budować kolejne szkolenia, bo nie trzeba wszystkiego wymyślać od nowa. Dobre, sprawdzone pomysły i opracowane dla nich treści sprawdzą się pewnie w wielu szkoleniach.
Biblioteka treści, żeby była użyteczna, musi być dobrze uporządkowana. Dlatego warto odpowiednio posegregować zasoby, pokategoryzować i może opatrzyć tagami. Warto też zbudować ich spis, o ile nie jest on tworzony automatycznie, jeśli zasoby są w elektronicznej bazie.
Biblioteka może również zawierać treści zewnętrzne, na przykład podkłady dźwiękowe lub zdjęcia, do których nabyliśmy prawa przy okazji realizacji innych projektów.
Wskazówki praktyczne:
- Pobierając zasoby z baz internetowych, czyli dostępnych publicznie bibliotek zdjęć, ikon lub podkładów muzycznych, opatrz je notatką dotyczącą licencji i źródła pochodzenia. Za kilka miesięcy nikt nie będzie pamiętał, skąd się wzięły ilustracje i czy mamy do nich prawa.
- Przyjmij jakiś porządek i strukturę w zasobach. Podziel je na tematy i kategorie, by ich wyszukiwanie było sprawne. Twoja biblioteka będzie rosła z czasem i porządek w niej będzie kluczowy dla jej użyteczności.
- Sprytnie zaplanuj taką budowę zasobów, żeby były użyteczne w wielu projektach. Jeśli można, stosuj neutralne słownictwo. Oddziel identyfikację od treści.
Wyznaczanie standardów bezpieczeństwa
Wprowadź zasady i zbuduj procedury, które zapewnią cyfrowe bezpieczeństwo realizowanych usług
W świecie cyfrowym bezpieczeństwo danych to podstawa. Żadna firma nie chce, by dane jej klientów lub treści firmy były kradzione i kopiowane, nie wspominając o konsekwencjach prawnych – na przykład w przypadku wycieku danych osobowych.
Jak stwierdził kiedyś znany haker, później guru bezpieczeństwa, Kevin Mitnick, najsłabszym ogniwem bezpieczeństwa systemów informatycznych jest człowiek. Dlatego rolą osoby zajmującej się techniką w firmie szkoleniowej jest zadbanie o to, by ludzie nie popełniali błędów, które mogą doprowadzić do incydentów z bezpieczeństwem.
Dlatego warto zbudować jasne procedury i zasady, które wskażą nieświadomym niebezpieczeństw użytkownikom bezpieczną drogę postępowania. Można też przeszkolić załogę w różnych typowych działaniach, by były bezpieczne.
Sam też możesz zwiększyć bezpieczeństwo, odpowiednio konfigurując dostępy i uprawnienia do zasobów w chmurze oraz na platformie edukacyjnej.
Wskazówki praktyczne:
- Przyjmij zasady i trzymaj się ich konsekwentnie. Jeśli na przykład wymagasz przesyłania listy użytkowników w zaszyfrowanym pliku, to nie pozwalaj na omijanie tego nakazu.
- Ucz kolegów typowych zasad bezpieczeństwa, jak na przykład ignorowania typowych działań oszustów lub używania uwierzytelniania dwuskładnikowego.
- Stwórz proste, dostępne, zrozumiałe informacje o przyjętych zasadach. Stwórz odpowiednie instruktaże.
- Kontroluj, co i komu udostępniasz. Czasami lepiej zrobić komuś kopię niż nadać mu zbyt wysokie uprawnienia.
- Nie pozostawiaj po projektach tzw. zombie, czyli na przykład stron, które nie są potrzebne lub instalacji oprogramowania, o którym wszyscy zapomną. Nieaktualizowane oprogramowanie może stać się przyczyną zawirusowania lub włamania.
Know-how organizacji w zakresie rozwiązań technicznych
Naucz swoją organizację, jak najlepiej wykorzystywać technologię w realizacji usług edukacyjnych
Wraz z realizacją kolejnych projektów i usług każda organizacja nabiera tak zwanego know-how, czyli praktycznej wiedzy i doświadczenia, które czynią kolejne działania efektywniejszymi, pozwalają unikać problemów i dostarczać usług w formach, które się sprawdzają.
Jedną z metod stosowanych szczególnie w świecie budowania aplikacji jest dokumentowanie. Dokumentować można i powinno się wszystko, co może być użyteczne na przyszłość. Dokumentacja obejmuje zwykle zapisy dotyczące:
- wyboru narzędzi – dlaczego wybraliśmy takie, a nie inne narzędzia do realizacji celu;
- jak coś jest zrobione, żeby w przyszłości nie wynajdywać koła od nowa;
- sytuacji problemowych i działających rozwiązań, sprawdzonych sposobów postępowania w trudnych sytuacjach;
- doświadczeń związanych z zastosowaniem konkretnych narzędzi.
Know-how firmy buduje się latami i należy zadbać o jego aktualność i porządek, który pozwoli na dotarcie do wartościowych informacji.
Know-how jest także w procedurach postępowania, zasadach i samych ludziach i ich doświadczeniu.
Wskazówki praktyczne:
- Zorganizuj dobre miejsce przechowywania zapisów dotyczących praktyki firmy, jej know-how. Rozważ użycie aplikacji służących do tworzenia dokumentacji – jest ich wiele zarówno w wersji dostępnej online za niewielkimi opłatami, jak i w wersji hostowanej samodzielnie.
- Zbuduj strukturę, kategoryzację i system tagów, tak by łatwo wyszukiwać potrzebne informacje.
- Wprowadź rutyny pozwalające zbierać wiedzę praktyczną, na przykład opis sytuacji wymagających wsparcia technicznego i skutecznych działań, które doprowadziły do rozwiązania.
- Uwzględnij zapisy składające się na know-how firmy w procedurach działania – na przykład opisanie przesłanek każdej decyzji dotyczącej wyboru oprogramowania wraz z uzasadnieniem.
Edukowanie kadry dydaktycznej
Ułatw sobie pracę i zaoszczędź niepotrzebnej roboty, tworząc zespół zawodowców działających jak świetnie zgrana ekipa
Najbardziej oczywistą formą edukowania kadry wydaje się szkolenie, jednak w praktyce może być tak, że łatwiej będzie rozwijać zespół w boju i działaniach praktycznych, niż zbierając ich na szkoleniu. Dlatego warto stosować praktyczne formy rozwoju w działaniu.
Dobre procedury pozwalają ludziom się przyzwyczaić do pewnych rutyn i w efekcie, po wielu powtórzeniach, działać według tych procedur odruchowo. Twórz procedury, które pomagają, a nie przeszkadzają. Opisuj je tak, by były zrozumiałe. Bądź gotowy na odpowiedź na pytanie „dlaczego” – to część edukacji.
Przygotuj praktyczne formy, jak instruktaże, infografiki, listy kontrolne i algorytmy. Pomóż innym działać prawidłowo i się do tego przyzwyczajać – tak buduje się profesjonalizm.
Używaj szablonów. Na przykład szablon PowerPoint do przygotowania treści e-szkolenia pozwoli autorowi mieścić się w zdefiniowanych ramach i stosować tylko przewidziane formy ekranów. Szablon quizu nie pozwoli autorowi zapomnieć o wpisaniu treści informacji zwrotnej.
Warto znaleźć w sobie odpowiednie nastawienie wobec postępowania kolegów, szczególnie jeśli wymaga korekt. Gdy znowu ktoś popełni błąd, postaraj się zastąpić irytację poczuciem misji edukacyjnej. Zamiast złorzeczyć, skontaktuj się, wyjaśnij, pokaż konsekwencje i pomóż się poprawić.
Warto rozważyć stworzenie tzw. piaskownic, czyli miejsca, gdzie można bezpiecznie ćwiczyć różne działania bez obawy, że błędy wpłyną na realizację prawdziwych usług. Niektóre rzeczy lepiej przećwiczyć w bezpiecznych warunkach bez konsekwencji.
Wskazówki praktyczne:
- To, co się da, zapisz w prostych i zrozumiałych formach dostępnych dla innych pracowników. Najlepiej kontekstowo – czyli w zależności od tego, co będą właśnie robić.
- Nie zakładaj, że wszyscy zawsze pamiętają wszystkie zasady. Umieść je pod ręką, przypomnij w czasie działań. Na przykład umieść kluczowe informacje w szablonie dla autorów lub zaproszeniu do prowadzenia warsztatu.
- Bądź do dyspozycji, odpowiadaj na pytania, wyjaśniaj, instruuj. Ludzie często chcą postępować dobrze, dopóki nie natrafią na barierę. Twoja cierpliwość oszczędzi ci przyszłych stresów lub pracy.