Zajęcia prowadzone synchronicznie za pomocą narzędzi zdalnej komunikacji internetowej, takich jak Zoom, MS Teams i podobnych, wydają się w swojej formie najbliższe pracy trenera na zajęciach w sali szkoleniowej. Jednak to nie oznacza, że tak łatwo je prowadzić, ponieważ na prowadzącego czeka szereg nowych wyzwań typowych dla środowiska cyfrowego. Inny kontakt z uczestnikiem szkolenia, inne potencjalne problemy, inne zasady bezpieczeństwa… Środowisko cyfrowe wiele zmienia.
Nowych zjawisk, które występują w wirtualnej „sali szkoleniowej”, jest wiele, jak choćby:
- Nadekspozycja twarzy. W trybie online twarz uczestnika jest często głównym widokiem, w jakim widzimy trenera i uczestnika szkolenia. To ogranicza czytanie mowy ciała, ale również może być krępujące dla samych uczestników.
- Niepewność pola widzenia. Uczestnicy zajęć, którzy mają włączone kamerki, nie wiedzą, czy ktoś na nich patrzy, czy nie. To może być stresujące.
- Zaburzenia koncentracji. W środowisku domowym lub miejsca pracy łatwiej o rozproszenie, co może wpływać na skupienie podczas nauki.
- Problemy techniczne. Kwestie takie jak niestabilne połączenia internetowe, awarie sprzętu czy problemy z oprogramowaniem mogą przeszkadzać w prowadzeniu płynnych zajęć.
- Ograniczona interakcja społeczna. Brak fizycznej obecności innych osób może ograniczać naturalną interakcję, co wpływa na doświadczenie nauki. Nie ma porozumiewawczych spojrzeń, trudniej się wtrącić i odezwać lub sygnalizować cokolwiek gestami.
- Niepewność kontaktu. Bardzo trudno wychwycić moment, gdy ktoś traci kontakt, na przykład przestaje słyszeć lub widzieć ze względu na kłopoty z łączem internetowym.
- Zmęczenie ekranowe. Długotrwałe patrzenie w ekran komputera lub innego urządzenia może powodować zmęczenie wzroku, bóle głowy i ogólne zmęczenie.
- Adaptacja do nowych narzędzi cyfrowych. Zarówno prowadzący, jak i uczestnicy muszą nauczyć się korzystać z nowych platform i narzędzi cyfrowych, co może być wyzwaniem.
Takich wyzwań można by jeszcze wymienić wiele i musisz sobie z nimi radzić na różne sposoby, ustalając reguły pracy grupy i reagując na potrzeby uczestników.
Organizacja pracy grupy szkoleniowej
Zorganizuj pracę grupową w sposób, który będzie adekwatny do zdalnej formy, pozwoli wykorzystać jej zalety i uniknąć typowych problemów
Jako trener zwykle odpowiadasz za organizację pracy grupy szkoleniowej podczas zajęć realizowanych metodą zdalną. Komunikujesz się z uczestnikami, kontraktujesz się z nimi, przedstawiasz im zasady pracy i nadzorujesz przebieg zajęć.
Postaraj się być biegły w wykorzystaniu narzędzi pracy grupowej, zarówno samej platformy komunikacyjnej, jak i innych narzędzi, na przykład współdzielonej tablicy, narzędzi pracy grupowej nad dokumentami. Powinieneś również dobrze rozumieć mechanizmy udostępniania narzędzi i nadawania uprawnień.
Uzgodnij z uczestnikami zasady pracy, uwzględniając zdalną formę. Wyjaśnij, jak będą realizowane zajęcia i co się będzie działo. Uzgadniaj zasady związane z typowymi sytuacjami, na przykład zasady dotyczące wyłączania mikrofonu, zgłaszania chęci wypowiedzi, zadawania pytań, użycia czatu, włączania i wyłączania kamerek.
Decyzja o tym, czy wymagać włączania kamerek, jest zwykle wyzwaniem z wielu powodów. Z jednej strony widzenie uczestników może Ci pomagać w realizacji zajęć, z drugiej strony związane jest ono z mniejszym komfortem uczestników wynikającym z niewiedzy, kto ich obserwuje lub z nadekspozycji twarzy. Występują tu różne podejścia – na przykład prośba, by nie wyłączać kamerek, gdy nie jest to konieczne (bo zadzwonił smartfon lub kurier zadzwonił do drzwi) lub pozostawienie uczestnikom dowolności w tym zakresie. Tak czy inaczej, warto umówić się z grupą co do tego, jakie zasady przyjęte będą podczas zajęć.
Wskazówki praktyczne:
- Rozważ, co wymaga zarządzenia, uzgodnienia i zakontraktowania z grupą w wyniku przejścia na zdalną formę pracy grupowej.
- Zaplanuj, jak sobie poradzisz w konfrontacji z nowymi sytuacjami, jak na przykład brak kontaktu wzrokowego z uczestnikami. Pomyśl, jakie zabiegi organizacyjne mogą Ci pomóc.
- Uwzględnij to, że trudniej Ci będzie zauważyć, jeśli ktoś się pogubi, szczególnie przy używaniu innych okien, np. z narzędziami do pracy grupowej. Wprowadź działania zaradcze, na przykład informuj, co widzisz na ekranie i spytaj, czy każdy widzi to, co Ty.
- Zaplanuj aktywności, które sprawnie pozwolą sprawdzić, czy wszyscy są w stanie skorzystać z narzędzi pracy grupowej lub wspólnej tablicy – na przykład poproś, by każdy coś umieścił.
Dbanie o bezpieczeństwo
Prowadź szkolenia zdalne w sposób zapewniający uczestnikom bezpieczeństwo i jego poczucie
Jednym z wyzwań zajęć zdalnych jest możliwość rejestrowania obrazu, co może naruszać poczucie bezpieczeństwa osób biorących w nich udział. Platformy komunikacyjne zwykle informują uczestników o fakcie rejestracji, o ile jest ona dokonywana w ramach tego narzędzia. Jeśli zachodzi taka konieczność, na przykład ze względu na wymogi organów nadzorujących realizację szkoleń, to powinno się to odbywać w sposób przejrzysty i najlepiej tak zaplanowane, żeby rejestracja była krótka i na przykład obejmowała przedstawienie się trenera i uczestników. Każda potrzeba rejestrowania wizerunku uczestników szkolenia powinna być zapowiedziana i uzgodniona z grupą.
Wyzwaniem może być możliwość rejestrowania zajęć przez samych uczestników, którzy chcą sobie nagrać szkolenie „na później” lub robią screenshoty, żeby mieć zapisane prezentowane slajdy. Trudno tego dopilnować, bo uczestnicy mogą używać programów rejestracji niewidocznych dla innych uczestników. Zapobiegać można na wiele sposobów:
- jasne komunikowanie, że takie rejestrowanie jest zabronione (również w regulaminie lub umowie);
- zapewnienie, że wszystkie prezentacje będą dostępne i nie ma sensu nic rejestrować;
- omówienie w ramach kontraktu, że tego nie robimy.
W ramach warsztatu zdalnego często powstają materiały współtworzone przez uczestników, którzy w pracy grupowej wpisują swoje pomysły, opisują problemy lub dzielą się różnymi informacjami o sobie albo organizacji, dla której pracują. Z tego względu trener musi panować nad tym, kto i jakie informacje widzi podczas zajęć oraz kto będzie miał do nich dostęp po zajęciach. Powinien również w sposób przejrzysty informować o tym uczestników, zapewniając im bezpieczną przestrzeń do pracy.
Wskazówki praktyczne:
- Nie pozostawiaj niedomówień. Lepiej jest wyjaśnić pewne kwestie, jak na przykład potrzebę zrobienia zdjęcia uczestnikom w celu kontroli niż zaskakiwać nimi uczestników, tworząc atmosferę niepewności.
- Zaproponuj zasady, które wszystkim dadzą poczucie bezpieczeństwa, uzgodnij z grupą, co wolno, a czego nie.
- Zadbaj o to, by potrzeby uczestników lub innych interesariuszy (np. audytorów) były zaspokojone w sposób szanujący bezpieczeństwo grupy.
- Jasno komunikuj, kto ma dostęp do materiałów wypracowanych przez grupę.
Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami
Sprawnie radź sobie z trudnymi sytuacjami wynikającymi ze zdalnej formy szkolenia, tak by nie zakłócały procesu rozwojowego
Jedną z pierwszych rzeczy, na którą zwykle natrafisz jako trener, jest upewnienie się, że jesteś słyszany i że wszyscy uczestnicy mogą uczestniczyć w zajęciach, na przykład ich słychać, jeśli to będzie potrzebne w szkoleniu. Zalecane jest, by trener prowadzący zajęcia miał wsparcie w zakresie technicznym. Może ono być realizowane na różne sposoby, na przykład:
- Osoba wspierająca uruchomienie zajęć. To może być na przykład koordynator szkolenia lub pracownik techniczny, który dołączy do grupy na samym początku szkolenia i pomoże rozwiązać indywidualne problemy uczestników.
- Instrukcja dostępna w Internecie. Strona wspierająca uczestników szkolenia z instruktażem, jak sobie radzić, gdy wystąpią problemy. Zwykle adres takiej strony może być udostępniany podczas zapraszania uczestników i podany na początku zajęć.
- Instruktaż na początku szkolenia. Krótkie omówienie przez trenera lub koordynatora szkolenia, co zrobić, gdy kogoś rozłączy, ktoś przestanie słyszeć itp.
Zalecane jest, żebyś na tyle wcześnie zalogował się do platformy, na której realizowane jest szkolenie, żeby spokojnie upewnić się, że nie masz problemów z mikrofonem, kamerą lub połączeniem internetowym Platformy komunikacyjne zwykle pozwalają sprawdzić podgląd kamery i zrobić test urządzeń audio, jednak dobrą praktyką jest wykorzystanie kogoś ze współpracowników, na przykład koordynatora szkolenia, do upewnienia się, że przekaz audio-wideo jest dobry. Taki test pozwala również sprawdzić wszystkie potrzebne podczas zajęć funkcje platformy.
Warto mieć „plan B” na wypadek kłopotów technicznych. Jeśli prowadzisz zajęcia z domu i występują kłopoty z łączem internetowym, to powinieneś umieć zestawić awaryjnie połączenie za pomocą smartfona. Jeśli nie zadziała konfiguracja urządzeń, to musisz mieć wystarczający czas, żeby zresetować swój komputer i zająć się ustawieniami mikrofonu lub kamery. Dobrą praktyką jest przygotowanie checklisty dla trenerów oraz instrukcji postępowania w razie kłopotów. Masz zwykle ograniczony czas na rozwiązanie problemów i warto, by ktoś biegły technicznie opisał, jak szybko to zrobić lub kto z organizacji może Ci pomóc.
Dobrą praktyką jest możliwie wczesne wykrycie potencjalnych problemów poprzez realizację aktywności, która upewni Cię, że uczestnicy sobie poradzą. Takie aktywności można zaplanować przed warsztatem – na przykład wypełnienie przez uczestników formularza na platformie e-learning upewni cię, że wszyscy potrafią się zalogować lub zasygnalizuje, że jest potencjalny problem. Możesz też na początku zajęć zorganizować „rozgrzewkę” za pomocą wspólnej tablicy – upewniając się, że wszyscy potrafią z niej skorzystać.
Wskazówki praktyczne:
- Poznawaj stosowane narzędzia przy każdej możliwej okazji – na przykład spotkań zespołu firmy lub pracując nad własnymi projektami. Biegłość w wykorzystaniu może procentować w czasie zajęć, gdy pojawią się wyzwania.
- Bądź przygotowany na różne sytuacje. Zadbaj, by Twój smartfon i komputer były naładowane, pomyśl o posiadaniu naładowanego powerbanku – być może będziesz musiał użyć smartfona jako urządzenia do połączenia z Internetem.
- Zapewnij sobie wystarczający czas na sprawdzenie techniczne i podjęcie ewentualnych działań. Przemyśl, co zrobisz, gdy okaże się, że nie da się prowadzić zajęć z tego miejsca co zwykle. Pomyśl o „planie B” na inne sytuacje.
- Kluczowe informacje miej pod ręką. Jak Ci się zablokuje komputer, to nic Ci nie da, jeśli będziesz miał wszystkie kontakty w mailu.
- Jeśli przewidujesz problemy, to poinformuj uczestników szkolenia, jak mają się zachować, gdy te problemy wystąpią.
Etykieta warsztatu online
Prowadź warsztat online zgodnie z netykietą i dobrymi obyczajami typowymi dla pracy i komunikacji przez Internet
Warunki pracy podczas warsztatu zdalnego realizowane są w przestrzeni cyfrowej, w której obowiązują zasady etykiety obowiązującej w komunikacji internetowej. Etykieta ta się różni od etykiety w realiach kontaktu naocznego. Przykładem może być znaczenie używania wersalików, czyli tak zwanych WIELKICH LITER w komentarzach i wiadomościach czatu. W netykiecie takie pisanie uznawane jest za krzyk i zwykle odbierane jako niegrzeczne. Należy go unikać. Warto, byś znał zasady netykiety i je stosował.
Sama forma warsztatu również narzuca pewne zasady, bez których stosowania wspólna praca może być trudna dla całej grupy. Oto kilka przykładowych zasad:
- Wyłączanie mikrofonu, gdy nie mówimy.
- Zgłaszanie chęci wypowiedzi i oczekiwanie na przydzielanie głosu przez prowadzącego.
- Zwięzłość wypowiedzi.
- Punktualność. Zwołanie ludzi po przerwie nie jest proste, jeśli nie znajdują się przy urządzeniu, z którego się łączą.
- Ograniczenie przekazu wideo, jeśli są kłopoty z płynnością połączenia. Przy wolnym łączu można poprosić uczestników o czasowe wyłączenie kamer.
- Wyłączenie dźwięku i obrazu podczas przerw. Często uczestnicy nie rozłączają się podczas przerw i mogą nie być świadomi, że na przykład ich rozmowa telefoniczna jest słyszana przez innych uczestników warsztatu.
Wskazówki praktyczne:
- Uzgodnij z grupą zasady pracy zgodne z netykietą na początku zajęć. Pozwól na zgłaszanie propozycji przez uczestników, może poznasz nowe zasady.
- Unikaj hipokryzji, czyli głoszenia zasad i niestosowania się do nich. Kontroluj swoje zachowanie.
- Przypominaj o zasadach, nie dla każdego muszą być oczywiste. Na przykład przed przerwą przypomnij o wyłączeniu kamerek i mikrofonów.
Przygotowanie środowiska prowadzenia zajęć zdalnych
Przygotuj miejsce, z którego prowadzisz zajęcia tak, by Twój obraz i dźwięk były dobrej jakości i nic nie przeszkadzało w sprawnej realizacji zajęć
Prowadzący zajęcia online muszą być dobrze widziani i słyszani. Jeśli nie prowadzisz zajęć ze specjalistycznego studia, a na przykład z domu lub biura, to musisz zwykle sam zadbać o wizję i akustykę. Typowe działania w tym zakresie to:
- wybór cichego pomieszczenia, najmniej narażonego na odgłosy zewnętrzne;
- zadbanie o brak nieprzyjemnego pogłosu na przykład poprzez zastosowanie miękkich kotar lub umieszczenie w pomieszczeniu miękkich tkanin, poduszek;
- zadbanie o to, co jest widoczne w tle i w kadrze – nie chcesz pokazywać bałaganu na biurku lub niepościelonego łóżka;
- dobre oświetlenie, które nie powoduje zniekształceń przez i cienia;
- brak silnego źródła światła za, zwykle takie światło powoduje, że zamiast osoby widać jej sylwetkę;
- dobre ustawienie kamery i mikrofonu, by kadr był odpowiednio skomponowany, a głos słyszalny.
Warto też zadbać o to, by wszystkie potrzebne rzeczy były pod ręką i nie będzie trzeba po nie wstawać.
Miej świadomość, że uczestnicy widzą nie tylko Ciebie, ale również na przykład ekran Twojego komputera, gdy udostępniasz prezentację. Dlatego warto, byś:
- Pozamykał niepotrzebne aplikacje, które nie tylko obciążają komputer, ale utrudniają przełączanie się między nimi.
- Zamknął niepotrzebne zakładki, jeśli udostępniasz ekran przeglądarki. Nie chcesz, żeby uczestników rozpraszały tytuły stron, które przeglądałeś ostatnio.
- Uruchomił i przygotował wszystkie potrzebne aplikacje i okna, żeby były szybko dostępne, gdy przyjdzie je pokazać.
Wskazówki praktyczne:
- Dość wygodnym rozwiązaniem jest stosowanie więcej niż jednego monitora, które pozwala mieć podgląd jednocześnie na program komunikacyjny i na przykład współdzieloną tablicę.
- Obejrzyj swój obraz na podglądzie kamery. Programy komunikacyjne na ogół to umożliwiają. Poeksperymentuj z ustawieniem się – czasami obrócenie się lub niewielkie przesunięcie znacząco poprawia obraz.
- Nagraj swój głos i odsłuchaj. Poeksperymentuj również z ustawieniem mikrofonu.
- Sprawdź, co widać w Twoim kadrze. Często nie zwracamy na to uwagi, a inni mogą zwrócić swoją.
Stosowanie zasad i narzędzi dostępności
Prowadź zajęcia w sposób uwzględniający odbiorców i specjalnych potrzebach.
Wiele się mówi o tym, żeby realizowane przez nas szkolenia spełniały normy dostępności. Trenerów wspierają w tym zakresie zarówno metody, jak i narzędzia cyfrowe. Ważne jest jednak, abyś potrafił prowadzić zajęcia tak, aby skutecznie z tych możliwości korzystać. W wielu wypadkach (choć nie zawsze) jest to wszystko, co musisz zrobić, aby usługa była dostępna.
Zacznijmy od samych narzędzi, które stosujemy do prowadzenia szkoleń czy warsztatów. Wiele z nich ma wbudowane funkcje zwiększające dostępność, jak choćby generowanie napisów na żywo. W niektórych przypadkach jednak funkcje te są ukryte i brak świadomości sprawia, że z nich nie korzystamy. Dlatego ważny jest aktualny przegląd narzędzi i ich możliwości. Czasem nowości są wdrażane dosłownie z miesiąca na miesiąc. Coraz częściej też nowe funkcje wspierają język polski, dlatego coś, co wcześniej skreśliliśmy z użycia obecnie może być całkiem użyteczne.
Inna kwestia to samo prowadzenie zajęć. Jeśli wśród uczestników są osoby o specjalnych potrzebach, należy również dostosować swoje metody. Dobrym zwyczajem jest takie stosowanie narracji, aby przekaz był zrozumiały też od osób niewidomych lub z innego powodu nie mogących obserwować ekranu podczas szkolenia. Wymaga to choćby omawiania ilustracji czy tabel. Warto też korzystać odpowiednio z czatu narzędzia. Kluczowe elementy mogę się znaleźć właśnie tam, co będzie pomocne dla osób, które nie mogą słuchać, ale śledzą transkrypcję na żywo.
Wskazówki praktyczne:
- Śledź aktualne funkcje wspomagające narzędzi z których korzystasz. Jeśli narzędzie jest nowe, sprawdź jego możliwości wcześniej.
- Podczas szkolenia stosuj narrację, która będzie możliwie dostępna. Wyobraź sobie, że część uczestników może nie móc obserwować lub słuchać i nie zawsze się to wiąże z niepełnosprawnością.
- Stosuj dostępne materiały. Niech forma i treść materiałów pomaga Ci w stosowaniu dostępnej narracji, a nie przeszkadza.
- Przygotuj aktywności, które będą dostępne. Nie zawsze musisz rezygnować z ulubionego narzędzia interaktywnego, ale przygotuj się na wariant w którym szkolenie będzie musiało bardzo szybko zyskać na dostępności.
Kontakt z uczestnikami
Zbuduj kontakt pozwalający zrealizować szkolenie bez utraty jakości w środowisku zdalnym
Wyzwaniem jest to, że problemy uczestników mogą być trudne do uchwycenia, szczególnie jeśli uniemożliwiają one zasygnalizowanie problemu. Stąd warto, byś upewniał się co jakiś czas, czy wszyscy słyszą, czy wiedzą, co mają robić, czy widzą to, co mają widzieć itp.
Potencjalne przerwy w komunikacji, które mogą wynikać z kłopotów technicznych lub na przykład z tego powodu, że uczestnikowi zadzwonił kurier do drzwi albo kolega w biurze go zagadnął, mogą stanowić wyzwanie, szczególnie że czasami trudno je wychwycić. Dlatego warto jest upewniać się w komunikacji, czy wszystko jest jasne, czy każdy wie, co robić, czy ktoś się nie zgubił. Zapewne częściej niż w formach stacjonarnych warto podsumowywać, gdzie jesteśmy i co teraz robimy.
Trzeba się nauczyć pracować w warunkach, w których nie ma tak dobrej informacji zwrotnej od uczestników jak w sali szkoleniowej. Wynika to z ograniczonych możliwości postrzegania samego trenera. W sali szkoleniowej trener dużo więcej widzi i czuje, widząc i słysząc reakcje uczestników. Na platformie komunikacyjnej widzisz awatary lub wiele małych okienek z twarzami uczestników, a słyszysz tylko tych, którzy włączyli swoje audio. W skrajnych przypadkach może to oznaczać, że po przełączeniu się na widok prezentacji nie wiesz, że się rozłączyłeś z grupą…
Wskazówki praktyczne:
- Zachęć uczestników do wykorzystywania sygnalizacji za pomocą tzw. reakcji wbudowanych w programy komunikacyjne (zgłaszanie się, aprobata itp.). To zadziała, jeśli widzisz uczestników.
- Gdy masz ekran przełączony na inny widok (na przykład wspólnej tablicy), ustal, by osoby, które chcą coś zgłosić, po prostu włączyły mikrofon i Ci przerwały.
- Prowadź zajęcia tak, by od czasu do czasu upewniać się, że wszyscy słyszą, rozumieją i się nie pogubili w zajęciach.
- Poinstruuj uczestników, co zrobić, gdy kogoś wyloguje, również Ciebie.
Utrzymanie higieny pracy synchronicznej
Prowadź zajęcia w sposób, który nie spowoduje dyskomfortu wynikającego ze zdalnej formy zajęć
Zdalna praca grupowa podczas zajęć szkoleniowych wiąże się z nieco innymi wymogami dotyczącymi higieny. Mogą one wynikać z różnych powodów, na przykład tym, że praca przy komputerze jest męcząca i wytrzymanie na całodniowym warsztacie online jest niełatwe, a utrzymanie koncentracji ekstremalnie trudne.
Ważne jest organizowanie regularnych przerw, które pozwolą uczestnikom wstać, zmienić pozycję, zrobić sobie kawy, przejść się po pomieszczeniu. Nie każdy uczestnik ma ergonomiczne miejsce pracy.
Ważne, żebyś zadbał o ergonomię swojego środowiska pracy – odpowiedni fotel, biurko, wentylację pomieszczenia itp. Warto mieć monitor ustawiony na wprost oczu. Korzystanie z ekranu notebooka bez żadnej podstawki powoduje często potrzebę nienaturalnego nachylania się.
Wskazówki praktyczne:
- Zadbaj o swoje stanowisko pracy i jego ergonomię. Korzystaj z zewnętrznego monitora, jeśli masz taką możliwość.
- Unikaj jednoczesnego korzystania z kamerki wbudowanej w laptopa i jego ekranu – zwykle trudno pogodzić takie pochylenie komputera, by dobrze widzieć obraz i uzyskać dobry kadr. Chyba że masz specjalną podstawkę.
- Organizuj przerwy, które pozwolą uczestnikom wstać, wyprostować się, sięgnąć po nowy napój itp.