- Edukacja cyfrowa to bogactwo form i metod, w jakich i jakimi możemy uczyć. Pozwala wyjść poza ograniczenie, którym jest realizacja w sali szkoleniowej, odbywająca się w jednym czasie dla całej grupy. W edukacji cyfrowej można realizować działania synchroniczne lub asynchroniczne. Można też budować środowisko uczenia, w którym osoby kształcone będą uczyły się w sposób bardziej indywidualny. Jednak wybór najlepszych metod i form, które organizacja może zaproponować klientowi, może wymagać zebrania dodatkowych informacji. Przykładowo: Czy grupa osób uczących się jest jednorodna?
- Czy uczący się mają czas przeznaczony na samodzielną naukę?
- Czy organizacja klienta ma jakieś doświadczenia z e-learningiem? Jak jest odbierany przez pracowników?
- Jaka jest strategia dalszego rozwoju pracowników? Może możemy ją wesprzeć?
- Jakie są oczekiwania dotyczące monitorowania procesu szkoleniowego?
- Jakie formy aktywności są preferowane przez uczestników? Jaki jest stosunek do rywalizacji, pracy grupowej?
- Jakie są cele w kategoriach zmiany? Jak poza samym szkoleniem możemy je wspierać?
Realizacja tego standardu wymaga od osoby zbierającej informacje do analizy potrzeb znajomości współczesnej metodyki szkoleń cyfrowych, znajomości produktów firmy i efektów, które pozwalają osiągnąć. Dzięki temu można zaproponować klientom na przykład działania wspierające: wyrabianie nawyków, wytrwanie w zmianie, inspirację do działania, wsparcie mentorskie w procesie zmiany i wiele innych. Elastyczność charakterystyczna dla edukacji cyfrowej pozwala na różnorodne formy zaspokajania potrzeb klientów, jednak to wymaga ich dobrej znajomości i biegłości w stosowaniu środków dydaktycznych.
Analiza potrzeb uwzględnia techniczne aspekty usługi
Zadbaj o zebranie informacji kluczowych dla sprawnej realizacji projektu szkoleniowego od strony technicznej.
Analiza wielu z nich nie wymaga zaawansowanych kompetencji technicznych. Na przykład rozstrzygnięcie czy pracownicy organizacji mają warunki, by słuchać (słuchawki lub indywidualne pomieszczenia), jest zrozumiałe dla osób nietechnicznych. W tym przypadku rolą osoby badającej potrzeby jest zebranie takich informacji, które pozwolą zrealizować usługę bez problemów i barier technicznych. Przykładowe pytania, które nie wymagają zaawansowanej wiedzy technicznej, to:
- Czy Państwa pracownicy mają warunki, by korzystać z warsztatu online? Czy mają mikrofony? Czy mogą na czas warsztatu być w spokojnym miejscu, pozbawionym zakłóceń?
- Czy na komputerach służbowych nie są zablokowane przez pracodawcę potrzebne w procesie serwisy (na przykład Dokumenty Google, dostęp do zewnętrznych platform e-learning)?
- Czy pracownicy będą korzystać z usług z użyciem smartfonów, tabletów czy komputerów?
Niektóre informacje zbierane w procesie analizy potrzeb mogą wymagać udziału osób z kompetencjami IT. Przykładem może być spełnienie wymagań klienta dotyczących bezpieczeństwa, które w przypadku korporacji często mają charakter bardzo techniczny. W tym przypadku rolą osoby zajmującej się analizą potrzeb jest zwykle zadbanie o komunikację pomiędzy osobami technicznymi po stronie klienta i własnej organizacji. Nadal jednak osoba ta musi wiedzieć, jakie pytania zadać. A to jest bezpośrednio powiązane z metodami szkoleniowymi, które oferujemy.
Technologia daje nam świetne narzędzia, ale muszą zadziałać, aby spełnić swoją rolę.. Dlatego warto zadbać o stronę techniczną w badaniu potrzeb i tam, gdzie się da robić to, co w IT jest naturalne – sprawdzać i testować.
Wskazówki praktyczne:
- Stwórz listę kontrolną technicznych rzeczy do sprawdzenia dla każdego rodzaju usługi. Najlepiej ją spisać, ponieważ część pytań może być trudna dla pracowników HR lub działu szkoleń klienta.
- Ustal, czy możliwe będą testy newralgicznych elementów usługi, np. przepustowość łącza czy dostęp przez VPN.
- Zapewnij kanał komunikacyjny pomiędzy osobami technicznymi po stronie dostawcy usługi oraz klienta.
Analiza potrzeb i oczekiwań klientów i uczestników szkoleń uwzględnia wymogi dostępności
Uwzględnij w procesie analizy potrzeb i oczekiwań potrzeby w zakresie dostępności.
Współczesne szkolenia powinny być projektowane w sposób dostępny dla osób o różnych potrzebach). Jednym z ważnych elementów pozwalających zapewnić dostępność jest znajomość specjalnych potrzeb uczestników szkoleń i w miarę możliwości zaspokojenie ich.
Narzędzia stosowane w procesie zbierania potrzeb powinny umożliwiać uczestnikom wyrażenie swoich potrzeb indywidualnych. Jednocześnie organizacja powinna być przygotowana na różne potrzeby uczestników.
Wskazówki praktyczne:
- Dodaj do opisu projektu (briefingu z klientem) pytania dotyczące specjalnych oczekiwań.
- Umożliw w procesie komunikacji z uczestnikiem zgłaszanie indywidualnych potrzeb.
- Przekonuj klienta do zakupienia usługi realizowanej w sposób dostępny – na przykład zawierającej alternatywne formy szkoleniowe dla różnych uczestników.
W procesie badania potrzeb wykorzystywany jest potencjał narzędzi cyfrowych
Wykorzystaj potencjał narzędzi cyfrowych do efektywnego badania potrzeb i oczekiwań klientów.
Nowoczesna edukacja stawia więcej wyzwań przed badaniem potrzeb szkoleniowych, ale jednocześnie daje wiele nowych narzędzi i możliwości w tym zakresie. Oto kilka przykładowych możliwości:
- Analiza danych i Big Data. Dzisiaj praktycznie wszystko, co robimy, pozostawia ślad cyfrowy, a systemy informatyczne zawierają olbrzymie zbiory danych dotyczących efektów działań pracowników, ich zachowań, wydajności lub osiąganych rezultatów. To dane, które mogą być dobrą podstawą projektowania procesu rozwojowego.
- Systemy LMS (platformy e-learning). W organizacjach, które wykorzystują internetowe platformy wspierające uczenie, znajdziemy szereg danych dotyczących historii szkoleń każdego z uczestników, preferencji szkoleniowych, osiąganych wyników i obszarów sprawiających trudność osobom indywidualnym i całym grupom.
- Ankiety i formularze online. Stosunkowo łatwo i niskim kosztem można zbierać dane bezpośrednio od szkolonych osób lub interesariuszy szkolenia dzięki ankietom i formularzom online.
- Narzędzia oceny umiejętności. Istnieje wiele cyfrowych narzędzi pozwalających na ocenę umiejętności, określanie predyspozycji i identyfikowania luk kompetencyjnych.
- Platformy społecznościowe i feedback. Dobrym źródłem pozyskiwania danych o opiniach uczestników szkoleń mogą być platformy społecznościowe oraz łatwy sposób udzielania informacji zwrotnej, na przykład polubienia konkretnych form czy zasobów.
Efektywne zbieranie danych i analiza potrzeb szkoleniowych wymagają dobrego zaprojektowania mechanizmów, które pozwolą to zrobić.
W większych projektach istotnym może się okazać porządkowanie danych i udostępnienie ich wszystkim osobom zaangażowanym, na przykład trenerom i wykonawcom treści elektronicznych. W takim przypadku warto rozważyć narzędzia współdzielenia plików i pracy grupowej.
Wskazówki praktyczne:
- Uzgodnij z klientem korporacyjnym, jakie dane dotyczące wyników lub zachowań uczestników mogą być dostępne w jego systemach informatycznych i w jakim zakresie można z nich skorzystać.
- Stwórz bazę narzędzi typu ankiety, formularze, scenariusze rozmowy, które pozwolą szybko zbierać dane w kolejnych projektach.
- Udostępnij klientowi narzędzia zabierania opinii, na przykład formularze, by rozpropagował je wśród swoich pracowników lub menedżerów.