Formy asynchroniczne, czyli takie, które nie wymagają działania w tym samym czasie wielu osób, mogą się wydawać gorsze od bezpośredniego kontaktu podczas zajęć synchronicznych. Mają jednak wiele zalet, które powodują, że warto je stosować w projektach szkoleniowych. Przykładowe formy asynchroniczne to:
- dyskusje w ramach grupy szkoleniowej – wymiana opinii, wskazówek w gronie osób uczących się w ramach grupy;
- dyskusje w ramach społeczności – wymiana opinii, wskazówek w gronie osób zainteresowanych tematem (na przykład uczestnikami wielu szkoleń);
- zadania projektowe i wdrożeniowe – realizowane przez uczestników i sprawdzane przez trenera;
- sesje pytań i odpowiedzi (często zadawane pytania) – pytania dotyczące problemów, zadawane w środowisku, które umożliwia odpowiedzi.
Jest ich znacznie więcej, bo komunikacja synchroniczna jest powszechnym sposobem porozumiewania się. Wysyłamy wiadomości, SMS-y, e-maile, wrzucamy coś na Facebooka czy LinkedIna, składamy zamówienia w sklepie internetowym – to wszystko to właśnie komunikacja asynchroniczna. Trudno sobie dziś wyobrazić, żeby na przykład bank wymagał zrobienia każdej operacji w ścisłym kontakcie z jego pracownikiem, to oznaczałoby kolejki i możliwość działania tylko w godzinach pracy.
Metody asynchroniczne są szczególnie cenne tam, gdzie nie tylko nie ma potrzeby być w jednoczesnym kontakcie synchronicznym, ale wręcz taki kontakt jest gorszy. Wyobraź sobie, że oczekujesz od uczestników rozpisania swojego projektu w określonej formie. Jednemu zajmie to 30 minut, a innemu 4 godziny. Lepiej umówić się, że wszyscy wyślą projekt do czwartku, a ty do końca piątku udzielisz informacji zwrotnej. Zadania wdrożeniowe to klasyczne zastosowanie dla form asynchronicznych.
Innym, dobrym przykładem zastosowania trybu asynchronicznego są klasyczne w edukacji cyfrowej fora dyskusyjne, które dzisiaj mogą przybierać również formę grup w mediach społecznościowych. Taki kontakt pozwala na kontakt znacznie szerszy niż synchroniczna grupa i obejmuje również osoby, które realizowały szkolenie w innym terminie.
Rzetelna informacja
Zadbaj o rzetelną komunikację, która pozwoli utrzymać dobrą formę i tempo realizacji szkolenia, które nie jest synchroniczne
W odróżnieniu od form synchronicznych, gdzie trener i uczestnicy są w bezpośrednim kontakcie, w formach asynchronicznych trudniej wychwycić problemy wynikające z tego, że ktoś nie wie, co i jak ma zrobić. Oczekując, że uczestnicy szkolenia zrobią coś w tak zwanej „wolnej chwili”, musimy się liczyć, że będą odkładać zadanie na później, zapomną o tym, co mają zrobić, pogubią się w tym, jak coś mają zrobić i jak przesłać… Nie mając bezpośredniego kontaktu, trudniej wykryć takie sytuacje.
Bardzo istotne jest zadbanie, by uczestnicy szkolenia, mimo że nie mają z nami kontaktu i może nie wszystko pamiętają, byli dobrze poinformowani.
Informacja powinna być wzmacniana w różnych kanałach. Trener na zajęciach synchronicznych może wyjaśnić uczestnikom proces i części asynchroniczne i wskazać im źródło informacji. Informacje mogą być na stronie szkolenia, do której odesłał trener itp. Ważne, by informacje dotyczące form asynchronicznych były spójne, przejrzyste i docierały – najlepiej w odpowiednim czasie – do uczestników.
Wskazówki praktyczne:
- Stosuj zasadę SSoT (single source of truth), czyli jedno źródło informacji (centrum informacji). Uczestnicy mają podane miejsce (na przykład stronę kursu), w którym są wszystkie informacje niezbędne do realizacji szkolenia. Możesz rozważyć współdzielony dokument, arkusz lub tablicę, na której wszystko będzie, a ponadto uczestnicy szkolenia będą mogli odznaczać, co już zrobili.
- Stosuj formy zorientowane na zadania. Niech uczestnicy otrzymują informacje przygotowane w sposób ułatwiający realizację wszystkich zadań o czasie – na przykład checklista, harmonogram, action plan.
- Stosuj przypomnienia. Powiadamiaj uczestników o najbliższych terminach, zadaniach.
- Stosuj spójne podejście na kolejnych etapach procesu – uczestnicy przyzwyczają się do pewnej sekwencji wydarzeń, na przykład tego, że po każdym semestrze jest praca zaliczeniowa.
Wykorzystanie narzędzi komunikacji
Wykorzystuj narzędzia komunikacji, by pozostać w kontakcie z uczestnikami szkolenia
Pracując w trybie asynchronicznym, trener korzysta najczęściej z narzędzi komunikacji asynchronicznej. Niektóre z nich mogą być na platformie e-learning (np. forum, wewnętrzny system wysyłania wiadomości), a niektóre poza (e-mail, komunikatory, grupy na Facebooku). Kluczowe jest, byś posługiwał się sprawnie tymi narzędziami w kontaktach z uczestnikami szkoleń.
Warto również sprawdzić, czy stosowane narzędzia nie stanowią bariery dla uczestników szkolenia. Można to zrobić, inicjując aktywność, która wymaga od uczestnika wykorzystania stosowanego w szkoleniu kanału komunikacji.
Wskazówki praktyczne:
- Określ preferowaną formę kontaktu i umieść informacje kontaktowe w łatwo dostępnym miejscu, na przykład na głównej stronie szkolenia.
- Dobieraj narzędzia komunikacji dostępne dla wszystkich, ale i wygodne dla Ciebie.
Wykorzystanie narzędzi pracy grupowej
Zaprzęgnij narzędzia pracy grupowej do asynchronicznej pracy grupy i zespołów
W asynchronicznej pracy w ramach procesów szkoleniowych świetnie się sprawdzają narzędzia pracy grupowej, ponieważ pozwalają wspólnie, choć niekoniecznie w tym samym czasie, coś robić. Przykładem może być praca nad zespołowym projektem i umieszczanie rezultatów we współdzielonym przez zespół pliku. Jeśli do tego pliku ma dostęp trener, to może asynchronicznie udzielać informacji zwrotnych wspierających zespół.
Taka praca siłą rzeczy ma mniejszą dynamikę niż jednoczesne wprowadzanie zmian, jednak pozwala tworzyć wspólnie rezultaty poprzez samodzielny wkład poszczególnych zaangażowanych osób. Powinieneś ustalić reguły, które pozwolą efektywnie wykorzystać zalety asynchroniczności – na przykład ustalenie, że zespół powiadomi Cię, gdy skończy pracę nad wspólnym projektem lub odznaczy we wspólnym harmonogramie (również w narzędziach pracy grupowej) przejście do następnego etapu pracy.
Wdzięcznym narzędziem pracy grupowej może być wspólna tablica, która wnosi element wizualnej współpracy. Tego typu aplikacje jak Miro czy Mural są zaprojektowane do pracy zespołowej i w związku z tym stosunkowo łatwo ich użyjesz w formach asynchronicznych. Możesz też używać każdej innej aplikacji, która umożliwia wspólną pracę nad jednym rezultatem – na przykład Trello.
Kluczowe w wykorzystaniu narzędzi pracy grupowej jest zrozumienie i staranne używanie mechanizmów udostępniania. Musisz wiedzieć, czy uczestnicy mają dostęp i czy mogą edytować wspólny dokument lub tablicę.
Wskazówki praktyczne:
- Wczytaj się w mechanizmy udostępniania wybranego narzędzia pracy grupowej. Postaraj się je zrozumieć. W razie potrzeby sprawdź, jak działają, korzystając z pomocy współpracowników lub używając różnych kont i przeglądarek.
- Jeśli nie masz pewności, to spytaj się uczestników, czy widzą i mogą edytować udostępnione przez ciebie pliki.
- Narzędzia pracy grupowej często pozwalają na eksport zawartości do pliku. To pozwoli uczestnikom zgrać sobie kopię, a Tobie zaoszczędzi pracy.